فرآيند برگزاري جلسات شوراي سازمانهاي وابسته به شه
مديريت امور سازمانها و شركتها به منظور ساماندهي جلسات شوراي سازمانها و ايجاد فرصتهاي مناسب در ديدار سالانه اعضاي محترم شوراي سازمان، و نيز ايجاد فرصتهاي مناسبتر براي مديران اجرايي جهت ارائه گزارش فعاليتهاي خود به مديران عالي، با عنايت رئيس محترم شوراي سازمان، حمايت هيات مديره و همكاري مديران محترم سازمان، برگزاري جلسات شوراي سازمانها را به شيوه مناسب برنامهريزي و ساماندهي نموده است كه در اين راهنما روند برگزاري اين جلسات و همچنين كليه مواردي كه بايد در اين خصوص مد نظر قرار داده شود، توضيح داده خواهد شد.
جلسات شوراي سازمانها بهطور عادي سالي دو بار، يكي در تير ماه براي تصويب ترازنامه و حساب سود و زيان و تفريغ بودجه سال قبل و ديگري در بهمن ماه براي تصويب برنامه و بودجه سال آينده و انجام ساير وظايف، به دعوت رئيس شورا تشكيل ميشود. البته جلسات شورا خارج از مواعد فوق بنا به تقاضاي مدير عامل يا رئيس هيئت مديره يا دو نفر از اعضاي شورا به صورت فوقالعاده تشكيل خواهد شد كه در اين صورت دستور جلسه شورا توسط رئيس شورا براساس پيشنهاد متقاضي تعيين ميگردد.
فرآيند برگزاري جلسات از نگاه مديريت امور سازمانها از حدود يك ماه قبل از تشكيل اولين جلسه آغاز ميگردد (برنامه زمانبندي برگزاري جلسات در ضميمه 1 آورده شده است). اقدامات مربوط به قبل از برگزاري جلسات كه توسط اين مديريت به عنوان دبير جلسه بايد انجام شده و پيگيريهاي لازم آن به عمل آيد عبارتست از:
1. تعيين جدول زمانبندي برگزاري جلسات از طريق هماهنگي با دفتر شهردار محترم و يا رئيس شوراي سازمان و اعلام آن به سازمانها (براي سازمانهايي كه رئيس شوراي آنها شهردار است، هماهنگي با مدير دفتر شهردار و براي سازمانهايي كه رئيس شوراي آنها استاندار است، هماهنگي با مدير دفتر استاندار انجام ميگيرد)؛
2. اعلام جدول زمانبندي به سازمانها و معاونتهاي مربوطه (برنامه تنظيمشده براي مدير دفتر شهردار و يا استاندار، رؤساي هيئت مديره و مديران عامل سازمانها ارسال ميگردد. نمونة نامة ابلاغ برنامه برگزاري به سازمانها در ضميمه 2 آورده شده است)؛
3. همكاري با سازمانها در تهيه گزارش عملكرد (اين گزارش ميتواند مكتوب، تصويري، در قالب اسلايد و غيره باشد)، پيشنهاد بودجه، اصلاح، متمم و تفريغ بودجه و صورتهاي مالي سازمانها (فرمت بودجه در ضميمه 3 آورده شده است)؛
4. دريافت و بررسي گزارشات مذكور (بند 3) و اعلام اشكالات احتمالي به سازمان جهت رفع آنها؛
5. پيگيري لازم جهت انجام بهموقع حسابرسي و بازرسي در سازمانها و اخذ گزارشات بازرسين و حسابرسين؛
6. تنظيم گزارش ويژه جهت شهردار محترم و ارائه به ايشان قبل از جلسه (نمونة آن در ضميمه 4 آمده است)؛
7. پيشنهاد بازرس و حسابرس براي سال آتي سازمان به شهردار محترم (تهيه فهرست بازرسين پيشنهادي)؛
8. تنظيم دعوتنامه با هماهنگي رؤساي هيئت مديره سازمانها و ارسال به اعضاي شورا (مديريت امور سازمانها دعوتنامه را با هماهنگي مدير عامل و رئيس هيئت مديره تنظيم مينمايد. دعوتنامه توسط مدير امور سازمانها و رئيس هيئت مديره تأييد (امضا) و براي امضا جهت رئيس شورا ارسال ميگردد. دعوتنامه توسط رئيس شورا امضا و توسط دفتر ايشان شماره و به سازمان مربوطه اطلاع داده ميشود. سازمان دعوتنامه را همراه گزارشاتي كه تهيه نموده براي اعضاء شوراي سازمان ارسال مينمايد. دعوتنامه بايستي حداقل ده روز قبل از تشكيل جلسه فرستاده شده و در آن تاريخ و محل تشكيل جلسه و موضوع دستور جلسه قيد شده باشد. نمونه دعوتنامهها در ضميمه 5 و 6 آورده شده است)؛
مهمترين اقدامات مربوط به برگزاري جلسات از نگاه دبير جلسه، مهيا نمودن محل برگزاري جلسه (از لحاظ دستگاههاي سمعي-بصري، پذيرايي و غيره) با هماهنگي و همكاري دفتر رئيس شورا (شهردار)، زمانبندي ارائه مطالب و نظارت بر رعايت آن و نيز تهيه پيشنويس صورتجلسات ميباشد كه قالب عمومي دستور جلسات به تفكيك جلسات تيرماه و بهمنماه به شكل زير است:
|
جدول 1) نمونه دستورجلسه جلسات تير ماه سازمانها | ||
|
شرح |
توسط |
مدت زمان |
|
تلاوت آياتي از كلام ا... مجيد |
|
|
|
قرائت دستور جلسه |
دبير جلسه |
5 دقيقه |
|
ارائه گزارش كليات برنامههاي انجامشده در سال گذشته |
رئيس هيئت مديره |
10 دقيقه |
|
ارائه گزارش عملكرد فعاليتهاي سازمان در سال گذشته |
مدير عامل |
20 دقيقه |
|
ارائه صورتهاي مالي سازمان و ارائه تفريغ بودجه سال گذشته |
مدير عامل |
30 دقيقه |
|
ارائه گزارش بازرس و حسابرس |
بازرس و حسابرس |
15 دقيقه |
|
ساير موارد پيشنهادي |
مدير عامل |
10 دقيقه |
|
مرور مصوبات قبلي شورا |
دبير جلسه |
10 دقيقه |
|
جمعبندي موضوعات و قرائت مصوبات فعلي جلسه |
دبير جلسه |
5 دقيقه |
|
سخنان پاياني |
رئيس جلسه |
15 دقيقه |
|
جدول 2) نمونه دستورجلسه جلسات بهمن ماه سازمانها | ||
|
شرح |
توسط |
مدت زمان |
|
تلاوت آياتي از كلام ا... مجيد |
|
|
|
قرائت دستور جلسه |
دبير جلسه |
5 دقيقه |
|
ارائه گزارش كليات برنامههاي انجامشده در سال جاري و رئوس برنامههاي سال آتي |
رئيس هيئت مديره |
10 دقيقه |
|
ارائه گزارش عملكرد فعاليتهاي سازمان و ارائه اصلاح يا متمم بودجه سال جاري |
مدير عامل |
25 دقيقه |
|
تشريح فعاليتهاي برنامهريزيشده سازمان براي سال آتي |
مدير عامل |
25 دقيقه |
|
ارائه بودجه پيشنهادي سال آتي |
مدير عامل |
15 دقيقه |
|
ساير موارد پيشنهادي |
مدير عامل |
10 دقيقه |
|
مرور مصوبات قبلي شورا |
دبير جلسه |
10 دقيقه |
|
جمعبندي موضوعات و قرائت مصوبات فعلي جلسه |
دبير جلسه |
5 دقيقه |
|
سخنان پاياني |
رئيس جلسه |
15 دقيقه |
روند تشكيل جلسات شوراي تيرماه سازمانها در نمودار 1 در صفحه بعد نشان داده شده است كه با كمي تغيير همين روند براي جلسات بهمن نيز تكرار خواهد شد. گانتچارت اين فرآيند نيز در ضميمه 1 آورده شده است.
نمودار 1) روند برگزاري جلسات شوراي تيرماه سازمانهاي وابسته
وظايف و اختيارات شوراي سازمان
در اين قسمت به وظايفي كه شوراي سازمان بر عهده داشته و بعضاً در اساسنامه سازمان تصريح شده است، اشاره ميگردد تا بتوان در هنگام تشكيل جلسات و نيز تهيه صورتجلسات به عنوان يك "فهرست مقابله[1]" به منظور رسيدگي، اخذ تصميم و تعيين مصوبات لازم از آن استفاده نمود. اين وظايف را ميتوان به سه بخش عمده تقسيم نمود: 1) وظايف خاص جلسات تيرماه، 2) وظايف خاص جلسات بهمن ماه و 3) وظايفي كه بنا به ضرورت و يا درخواست متقاضيان ميتواند در هر يك از جلسهها انجام گيرد. اين وظايف عبارت است از:
1) وظايف شورا در جلسات تير ماه
· استماع گزارش سالانه هيئت مديره؛
· استماع گزارش عملكرد مدير عامل؛
· استماع گزارش بازرس راجع به امور سازمان؛
· استماع گزارش حسابرس سازمان؛
· بررسي و تصويب ترازنامه، حساب سود و زيان و صورت دارايي و ديون و عمليات سازمان براساس گزارش هيئت مديره و بازرس؛
· اتخاذ تصميم نسبت به افزايش يا كاهش سرمايه سازمان؛
· بررسي و تصويب تفريغ بودجه سازمان و ارسال به شهرداري جهت اخذ مصوبه شوراي اسلامي شهر؛
· انتخاب و يا تجديد انتخاب اعضاي انتخابي هيئت مديره و مديرعامل و همچنين عزل آنها با پيشنهاد شهردار؛
· انتخاب بازرس قانوني و حسابرس سازمان؛
· تعيين ميزان حقالجلسه اعضاي هيئت مديره؛
· تعيين حقالزحمه بازرس و حسابرس؛
2) وظايف شورا در جلسات بهمن ماه
· استماع گزارش سالانه هيئت مديره؛
· استماع گزارش عملكرد مدير عامل؛
· بررسي و تصويب متمم يا اصلاح بودجه سال جاري، و ارسال به شهرداري جهت اخذ مصوبه شوراي اسلامي شهر؛
· اتخاذ تصميم نسبت به خطمشي و برنامههاي سال آتي و برنامههاي ميانمدت و درازمدت سازمان؛
· بررسي و تصويب پيشنهاد بودجه سال آتي سازمان؛
· تعيين پاداش پايان سال اعضاي شورا، هيئت مديره، مدير عامل و پرسنل سازمان؛
3) وظايف و اختيارات مشترك در بين جلسات تير ماه و بهمن ماه در صورت ايجاب
· مرور مصوبات جلسات قبلي شورا؛
· مطلع نمودن اعضاي شورا از انتخاب و يا تجديد انتخاب اعضاي اركان سازمان توسط شهردار در صورت انجام شدن و اخذ موافقت شورا؛
· بررسي و تصويب آئيننامه مالي و معاملاتي سازمان با رعايت مفاد اساسنامه بر اساس پيشنهاد هيئت مديره و ارائه به شهرداري جهت اخذ مصوبه شوراي اسلامي شهر؛
· بررسي و تصويب آئيننامههاي پيشنهادي هيئت مديره و همچنين اصلاح و تغيير آنها با رعايت مفاد اساسنامه؛
· رسيدگي و اتخاذ تصميم در مورد ساير امور و موضوعات پيشنهادي كه در قالب اهداف سازمان مذكور در اساسنامه كه بايستي در شوراي سازمان مطرح گردد؛
· پيشنهاد اصلاح و يا تجديد نظر در مواد اساسنامه به شهرداري جهت تصويب شوراي اسلامي شهر و تائيد وزارت كشور؛
· اتخاذ تصميم در مورد ميزان ذخائر مالي سازمان و نحوه استفاده از آنها؛
· اجازه مشاركت و سرمايه گذاري با اشخاص حقيقي و حقوقي ، بانكها و مؤسسات اعتباري مجاز و همچنين تأسيس شركت با رعايت مقررات مربوطه و در چارچوب موضوع و اهداف سازمان؛
· تصويب دريافت وام و تعيين نحوه هزينه و بازپرداخت آن و نيز مصاديق وام كه مي بايستي منطبق با موضوع و اهداف سازمان باشد؛
· صدور مجوز لازم جهت قراردادهاي مناقصه و يا مزايده، يا موافقت با قراردادهاي منعقدشده؛
· تعيين حقوق و مزايا و پاداش مديرعامل؛
· بررسي و تصويب تشكيلات اداري سازمان بر اساس پيشنهاد هيئت مديره و ارائه به شهرداري جهت اخذ مصوبه شوراي اسلامي شهر و تائيد وزارت كشور؛
· نظارت بر حسن اجراي وظايف مدير عامل و هيئت مديره؛
· تصويب اهدا و قبول هدايا و اعانات به نام سازمان؛
· تصويب فروش، اهدا يا معدوم نمودن داراييهاي اسقاطي و مستعمل سازمان؛
در مورد انتخاب حسابرس لازم به ذكر است شوراي سازمان همه ساله سه مؤسسه حسابرسي واجد شرايط را به شوراي اسلامي شهر پيشنهاد مي نمايد و توسط شوراي اسلامي شهر يكي از آنها انتخاب خواهد شد.
پس از برگزاري جلسات، مديريت امور سازمانها و شركتها به عنوان دبير جلسه و همچنين از ديد جايگاه تشكيلاتي خود درگير فعاليتها و اقداماتي نظير موارد زير خواهد شد:
· تنظيم صورتجلسات با هماهنگي سازمانها (در قالب فرم شماره 8504/001/0/1 مديريت امور سازمانها و شركتها كه در ضميمه 8 آورده شده است) و اخذ امضاهاي آن. پس از آن، يك نسخه از صورتجلسه امضاءشده (نسخه اصل) در اختيار سازمان و يك نسخه ديگر از آن نزد مديريت امور سازمانها قرار ميگيرد؛
· جمعبندي تفريغ، اصلاح، متمم يا پيشنهاد بودجه و صورتهاي مالي سازمانها و تنظيم گزارش تحليلي و تجميعي آنها و ارائه به افراد ذيربط (گزارش تجميعي به دو صورت جمعبندي خواهد شد: يكي براي شهردار كه شامل كليه سازمانهاست و ديگري براي معاونين شهردار كه شامل سازمانهاي حوزه آن معاونت ميباشد)؛
· پيگيري لازم جهت ارسال به موقع تفريغ، اصلاح، متمم يا پيشنهاد بودجه سازمانها به شوراي اسلامي شهر (گزارشات مصوب شوراي سازمان بايستي تا حداكثر يك هفته بعد از تاريخ تصويب به مديريت امور سازمانها ارسال گردند. اين مديريت نيز بايستي ظرف مدت حداكثر يك هفته لايحه مربوطه را تنظيم و همراه با چهار نسخه از گزارشات جهت امضاي شهردار و سپس تصويب شوراي اسلامي شهر ارسال نمايد. نمونة لايحه ارسالي در ضميمه 7 آورده شده است)؛
· دريافت يك نسخه از صورتجلسة امضاشده و اسكن آن براي نگهداري در بانك اطلاعات امور سازمانها؛
· دريافت يك نسخه از سند بودجه، صورتهاي مالي، گزارش بازرس و حسابرس و اسكن آنها؛
· پيگيري در خصوص اجراي به موقع مصوبات شوراي سازمان.
ضميمه شماره 2
نمونة نامة ابلاغ برنامه زمانبندي برگزاري جلسات شورا
رﺅسای هیأت مدیره سازمانها
مدیران عامل محترم سازمانها
با سلام
احتراماً با توجه به هماهنگيهاي انجامشده با مديريت محترم دفتر شهردار، جدول زمانبندي برگزاري جلسات عادي تير ماه شوراي سازمانها جهت استحضار تقديم ميگردد. ضمناً مواردي كه در جلسه قابل طرح ميباشد عبارتند از:
1- پيگيري مصوبات جلسات قبل شورا.
2- استماع گزارش سالانه هيأت مديره و بازرس راجع به امورسازمان.
3- بررسي و تصويب ترازنامه و حساب سود و زيان منتهي به سال 1385 براساس گزارش بازرس و حسابرس و اتخاذ تصميم نسبت به آنها.
4- بررسي و تصويب تفريغ بودجه سال 1385.
5- انتخاب و يا تجديد انتخاب اعضاء هئيت مديره و مدير عامل (درصورت پايان يافتن مدت خدمت ايشان).
6- انتخاب و يا تجديد انتخاب بازرس.
7- ساير موارد پيشنهادي.
لطفاً ترتیبی اتخاذ گردد که:
1- يك نسخه از گزارش عملكرد سازمان همراه با صورتهاي مالي و تفريغ بودجه تا يك ماه قبل از تشكيل جلسه شورای سازمان براي رسيدگي به بازرس قانوني سازمان تسليم گردد.
2- گزارشات فوقالذكر تا دو هفته قبل از تشكيل جلسه شورای سازمان به اين مديريت ارسال گردد.
3- بنا به تأکید جناب شهردار و درخواست اعضاء محترم شورای سازمان حتماً قبل از تشکیل جلسه شورای سازمان ، یک نسخه از گزارشات فوقالذکر برای ایشان ارسال گردد.
ضميمه شماره 5
دعوتنامه جلسة شوراي تير ماه
جناب آقاي عضو محترم شورا و رئيس هيأت مديره سازمان ....................
جناب آقاي عضو محترم شوراي سازمان .......................
جناب آقاي عضو محترم شوراي سازمان ........................
جناب آقاي عضو محترم شورا ي سازمان .......................
جناب آقاي بازرس محترم سازمان ............................
با سلام
بدين وسيله از جنابعالي دعوت به عمل ميآيد در جلسه شوراي سازمان ........................ كه روز .............. مورخ ...................... رأس ساعت .................. در دفتر اينجانب تشكيل ميگردد حضور بهم رسانيد. ضمناً دستور جلسه به شرح ذيل اعلام ميگردد:
1- استماع گزارش سالانه هيأت مديره و بازرس راجع به امور سازمان.
2- بررسي و تصويب تفريغ بودجه سال --.
3- بررسي و تصويب ترازنامه و حساب سود و زيان منتهي به سال --.
4- پيگيري مصوبات جلسات قبلي شورا.
5- انتخاب و يا تجديد انتخاب بازرس.
6- ساير موارد پيشنهادي.
شهردار اصفهان و رئيس شوراي سازمان
رونوشت:
- مدير محترم دفتر شهردار جهت اطلاع و اقدام لازم
- جناب آقاي مدير محترم امور سازمانها و شركتها جهت اطلاع و دبيري جلسه
- جناب آقاي مديرعامل محترم سازمان جهت اطلاع و شركت در جلسه
? بايگاني
ضميمه شماره 6
دعوتنامه جلسة شوراي بهمن ماه
جناب آقاي ................ عضو محترم شورا و رئيس هيأت مديره سازمان ....................
جناب آقاي ................ عضو محترم شوراي سازمان ....................
جناب آقاي ................ عضو محترم شوراي سازمان ....................
جناب آقاي ................ عضو محترم شوراي سازمان ....................
با سلام
بدين وسيله از جنابعالي دعوت به عمل ميآيد درجلسه شوراي عادي سازمان كه روز مورخ رأس ساعت در محل مهمانسراي شهرداري تشكيل ميگردد حضور بهم رسانيد. ضمناً دستور جلسه به شرح ذيل اعلام ميگردد:
1- ارائه گزارش عملكرد 9 ماهه سال جاري سازمان توسط رئيس هيأت مديره.
2- بررسي و تصويب اصلاح بودجه سال --.
3- اتخاذ تصميم در مورد خطمشي و برنامههاي سال آتي سازمان.
4- بررسي و تصويب بودجه سال --.
5- بررسي و تصويب اساسنامه بازنگري شده.
6- پيگيري مصوبات قبلي شورا.
7- ساير موارد پيشنهادي.
شهرداراصفهان و رئيس شوراي سازمان
رونوشت:
- جناب آقاي مدير محترم امور سازمانها وشركتها جهت اطلاع و دبيري جلسه
- جناب آقاي بازرس محترم سازمان جهت شركت در جلسه و ارائه گزارشات مربوطه مطابق با اساسنامه سازمان
- جناب آقاي مديرعامل محترم سازمان جهت اطلاع و شركت در جلسه
? بايگاني
ضميمه شماره 7
نمونة لايحه بودجه در تير ماه
شوراي محترم اسلامي شهر اصفهان
با سلام
احتراماً چهار نسخه تفريغ بودجه و يك نسخه صورتهاي مالي مربوط به سال --13 سازمان ...............................كه به تصويب شوراي محترم سازمان رسيده به ضميمه تقديم ميگردد.
خواهشمند است به استناد بند 12 ماده 71 قانون شوراها، مراتب در آن شوراي محترم مطرح و نتيجه را پس از تصويب امر به ابلاغ فرمايند.
ضمناً جناب آقاي ............. مدير عامل محترم سازمان مذكور و جناب آقاي ............. مدير محترم امور سازمانها وشركتها به عنوان نمايندگان شهرداري جهت اداي توضيحات معرفي ميشوند.
شهردار اصفهان
رونوشت:
- جناب آقاي معاون محترم اداري مالي جهت اطلاع
- جناب آقاي معاون محترم جهت اطلاع
- جناب آقاي مدير محترم امور سازمانها وشركتها جهت اطلاع
- جناب آقاي مدير عامل محترم سازمان جهت اطلاع
# واحد هماهنگي شورا جهت اطلاع
- بايگاني
نمونه سیاستهاي ابلاغي به سازمانها جهت برگزاري شوراي سازمانها در سال ۱۳۸۸
مديران عامل محترم سازمانهاي وابسته
با سلام
پس از حمد خداوند و درود بر پيامبر رحمت و خاندان پاكش
احتراماً، پيرو نامه شماره 9029/88 مورخ 3/2/88، با توجه به اهميت ويژه جلسات بهمن ماه شوراي سازمانها و ضرورت مشاركت مؤثر و كارآمد همه افراد درگير در برگزاري هرچه پربارتر اين نشستها، علاوه بر نكات كليدي قبلي، سياستهاي تعيينشده براي برگزاري شوراي بهمنماه سال جاري به شرح زير اعلام ميگردد:
·با عنايت به ابلاغ فرمت بودجه راهبردي و چارچوب تنظيم شاخصهاي مربوط طي نامه شماره 78032/88 مورخ 26/6/88 و لزوم تطبيق اهداف و برنامههاي سازمانها با اهداف شهرداري، هر دو سند مذكور پس از تأييد معاونت برنامهريزي،پژوهش و فناوري اطلاعات قابل ارائه به شوراي سازمان و سپس تصويب خواهد بود.
·در دوره گذار از بودجهريزي فعلي به سمت بودجهريزي عملياتي، ضروري است در اين دوره هر دو فرمت (سنتي و راهبردي) همزمان به شورا تقديم گردد.
·از آنجا كه بازرسان مكلف به اظهار نظر درباره صحت مطالب و اطلاعاتي كه مديران در اختيار شورا ميگذارند، هستند، ترتيبي اتخاذ گردد تا گزارشهاي لازم براي بازرس سازمان ارسال شده و اظهار نظر ايشان در اسناد و گزارشها منعكس گردد.
·با توجه به اين كه هيأت مديره موظف به ارائه گزارش به شوراي سازمان ميباشد، تشريح گزارش عملكرد سازمان صرفاً بر عهده يكي از اعضاي محترم هيأت مديره يا مدير عامل خواهد بود. بنابراين، از حضور كارشناس جهت بيان و ارائه مطالب خودداري گردد.
·طبق اساسنامه سازمان، گزارش عملكرد هيأت مديره بايستي به تصويب اعضاي شوراي سازمان برسد. بنابراين، گزارش عملكرد هيأت مديره همانند صورتهاي مالي سازمان به صورت مشروح و مكتوب تهيه شده و با امضاي اعضاء به شوراي سازمان تقديم گردد تا علاوه بر ثبت فعاليتها، تجارب و موفقيتهاي مديران ارشد سازمان، امكان تصويب نيز فراهم گردد.
·فهرست موارد پيشنهادي سازمان جهت طرح در جلسه شورا را پيشاپيش به دبيرخانه شورا (مديريت امور سازمانها و شركتها) اعلام نموده تا در زمانبندي جلسه لحاظ گردد./
رونوشت:
- شهردار محترم و رئيس شوراي سازمانها جهت استحضار.
- معاونين محترم شهردار و روساي هيئت مديره سازمانها جهت استحضار و دستور اوامر مقتضي.
- بازرسان محترم سازمانها جهت اطلاع و اقدام لازم.
- مدیر محترم مديريت امور سازمانها و شركتها جهت اطلاع و اقدام لازم.
- بايگاني.
مديران عامل محترم سازمانهاي وابسته
با سلام
پس از حمد خداوند و درود بر پيامبر رحمت و خاندان پاكش
چنانچه ميدانيد برگزاري جلسات موفق براي رسيدن به يك فرجام خوب، بسيار حياتي و ضروري است. جلسات شوراي سازمانها نيز يك فرصت كليدي براي مديران اجرايي به شمار ميرود تا رهنمودهايي كه محرك ارزشمندي براي پيشبرد اهداف سازمان ميباشد را از مديران عالي و رهبران اخذ كنند. بنابراين، سعي خواهد شد براي افزايش اثربخشي، اين نشستها به شيوه مناسب برنامهريزي گرددد. در همين راستا، با توجه به تغيير حاصل در نحوه برگزاري جلسات شوراي سازمانها به دليل استقرار نظام مديريت راهبردي و ارزيابي عملكرد، نكات كلي و سياستهاي تعيينشده براي برگزاري شوراي تيرماه سال جاري به شرح زير اعلام ميگردد:
·در اين جلسات، موضوع، گزارشدهي، اطلاعرساني و ارزيابي (بازخورد) بوده و هدف آن نيز برقراري اعتماد و حصول اطمينان از انجام كارها و همچنين اظهار نظر توسط مديران عالي سازمان درباره خطمشيهاي سازماني است. ولذا فرصت بحثهاي جزئي وجود نداشته و عمدتاً به مسائل كلان و راهبردي پرداخته ميشود.
·در جلسات بايد بر روي آن دسته از اهداف راهبردي، شاخصها و طرحهاي كليدي كه موجب پيشرفت و تسريع در اجراي استراتژي سازمان خواهند شد، تمركز داشت.
·بحث پيرامون عملكرد گذشته در مقايسه با مباحث مطرح درباره مسائل راهبردي حال و آينده، در درجه دوم اهميت قرار خواهد گرفت.
·محتواي كلي جلسه تيرماه عبارت است از: بررسي نقشه استراتژي، تحليل فرصتها و تهديدها و نقاط قوت و ضعف، تجزيه و تحليل شاخصهاي راهبردي و غيره كه كم و كيف مدارك و مستندات لازم را مديريت امور سازمانها اعلام خواهد نمود.
·شايسته است پيش از برگزاري جلسه اصلي، پيشجلساتي با اعضاي شوراي سازمان در صورت امكان برگزار گردد.
·لازم است حداقل 15 روز پيش از برگزاري جلسه، همه گزارشها و تحليلهاي مورد نياز براي شركتكنندگان در جلسه ارسال گردد.
·ضروري است گزارشهايي از عملكرد راهبردي سازمان ويژه شهردار محترم تهيه و هر ماه تقديم ايشان گردد.
اميد است با هماهنگي و همكاريهاي همهجانبه، تشكيل اين جلسات نه تنها منجر به تبادل اطلاعات و پس از آن اتخاذ تصميمات مطلوب شود، بلكه تا حد زيادي به بهبود كارايي و كارآمدي سازمان منتهي گردد./
رونوشت:
- شهردار محترم و رئيس شوراي سازمانها جهت استحضار.
- معاونين محترم شهردار و روساي هيئت مديره سازمانها جهت استحضار.
- مدیر محترم مديريت امور سازمانها و شركتها جهت اطلاع و اقدام لازم.
- بايگاني.
[1] . Checklist
این وبلاگ با این هدف ایجاد شد تا آغازی باشد برای معرفی و در دسترس قرار دادن آثاری که میتوان خارج از چارچوبهای دست و پاگیر به دست مخاطب آن رسانید. ابتدا با به اشتراک گذاشتن آثار خود شروع کردم اگر شما هم یاری کنید وبلاگ به سایتی جامع تبدیل خواهد شد. اگر مطالب برایتان مفید بود خواهش میکنم با پرداخت هزینه ای اندک ما را در نشر آثار دیگر کمک کنید