پيشدرآمدي بر معاونت هماهنگي در شهرداريها
پيشدرآمدي بر معاونت هماهنگي در شهرداريها
شهري كه از يك سو، ما آن را ميسازيم و او سوي ديگر، شهري كه ما (و فرزندان ما) را ميسازد، شهري است متشكل از بخشها، اجزا و عناصري كه نميتوان و نبايد آنها را به طور مجزا و جداگانه شناسايي، تحليل و مديريت كرد. شهر، يك كل است كه چيزي بيش از جمع اجزاي مجزاي آن ميباشد. مثل يك باغچه كه چيزي بيشتر از خاك، آب، علف، جدول و چند شاخه گل است.
محيط زيست، گردشگري و تفريح، اقتصاد شهري، حمل و نقل، حمايت از بخش خصوصي، كاربري زمين، فرهنگ شهروندي، خدمات الكترونيكي، بحرانها و هزاران مسئله موجود در شهر را نميتوان به طور مجزا بررسي كرد. موضوعات فوق داراي درهمتنيدگي و برهمكنش بسيار زيادي هستند كه گاهي با تفكر جزءنگري و بخشينگري دچار چالشها و آسيبهاي زيادي ميشوند.
اصل معروفي وجود دارد كه ميگويد جهان و به نوعي شهرهاي در حالتوسعه به يك آنتروپي عمومي يعني به حداكثر بينظمي گرايش دارد. در اين شرايط، شهرداري ميخواهد شهري كه در حال توسعه بوده و به سمت بينظمي ميرود (شاهد آن، كشمكش بين برخي از دستگاهها، رفتارهاي ناهنجار برخي از شهروندان و غيره) را سازماندهي و ساماندهي نموده و كاري كند كه همه نيروها بيش از پيش با يكديگر همكاري كرده و پيشرفت را براي همه سطوح و لايهها از جمله شهر، شهروند و شهرداري به ارمغان بياورند.
در اينجا بايد دو سوال را مطرح كرد 1) ما در چه شهري زندگي ميكنيم؟ و 2) شهرداري ميخواهد چه نقشي را در آن ايفا كند؟ پاسخ به اين دو سوال مستلزم سياستگزاريهاي بحثانگيز و جدلآميزي است كه به احتمال، تعارضهايي را چه درون شهرداري چه بين شهرداري و ديگر دستگاهها به وجود ميآورد، و بهالطبع رفع اين تعارضها به هماهنگي هم نياز خواهد داشت.
اين امر نيازمند تفكري است كه پيچيدگيها، درهمتنيدگيها و برهمكنشهاي موجود را شناسايي كرده، نظم بخشيده و مسائل و مشكلات آن را حل كند. بنابراين، معاونت هماهنگي با استفاده از مفاهيم، نظريهها و روشهايي مثل مدیریت فرانگر، شبكهكاري و شبكههاي بينسازماني، حكمراني خوب، مديريت داناييمحور، و از اين قبيل در اين عرصه به كمك معاونتها، شهرداريهاي مناطق، سازمانها و شركتهاي وابسته و ديگران خواهد آمد.
مثلاً با تكيه بر مفهوم «مديريت فرانگر» سعي ميكند با استقرار سیستم بانفوذي در لایههای مختلف شهرداري و با بهخدمت گرفتن همزمان مفهوم شهر ايراني-اسلامي، سیستم برنامهریزی استراتژیک، اصول توسعه پايدار، و ساير چارچوبهاي اطلاعاتی در همه حوزههاي شهرداري و با ايجاد یک ساختار ارتباطی دوطرفه، اهداف معاونت و شهرداري را محقق كند.
چنانچه ميدانيد ضرورت وجودي و توجه به موضوع هماهنگي بين سازمانهاي متولي مسائل مربوط به مديريت شهري، در اثر محدوديت منابع، پرسنل، امكانات و ويژگي خاص برخي مسائل نظير چندبُعدي بودن آنها و نيز حيات و بقاء خود سازمانهاست كه ايجاب ميكند سازمانها با هم كار كرده و بين خود هماهنگي ايجاد كنند، زيرا شهرداريها به صورت منفرد نميتوانند اين گونه مسائل به وجود آمده در جوامع را حل كنند.
هدف از ايجاد هماهنگي بينسازماني، تلاش به منظور اثربخشي بيشتر سازمانها در برنامهريزي و فعاليتهاي مشترك است. معاونت هماهنگي سعي خواهد كرد با استفاده از اين تفكر در شهرداري، فعاليت كرده و تسهيلكننده تحقق اهداف شهرداري باشد. بدين منظور سند راهبردي معاونت هماهنگي رسالت آن را به شرح زير مشخص ميكند:
رسالت اين معاونت نهادينهسازي مجموعهاي از ارزشها، سياستها، سازوكارها، و نيز نهادهايي است كه ضامن همكاريها و مشاركت بينبخشي در مجموعه شهرداري اصفهان و نيز بين شهرداري با ديگر ذينفعان آن همچون شهروندان و دستگاههاي اجرايي و خدماترسان شهر باشد. توسعه ظرفيتهاي كاري از طريق مشاوره و رايزني، انتقال بهترين تجارب، و رهبري اثربخش در هماهنگي برنامهها و پروژههاي اجرايي مشترك در سطوح مختلف در جهت دستيابي به بهرهوري حداكثر، كانون توجه ماست.
ايجاد آمادگي، مديريت وقايع و پيشگيري از رويدادهاي نامطلوب در همه حوزهها و لايههاي شهر و شهرداري از اولويتهاي نخست اين معاونت ميباشد به ويژه در رسيدگي به حوادث غيرمترقبه و فعل و انفعالات درون حريم شهر. بدين منظور، پايش و ارزيابي شبكه بيننهادي شهر(داري) با هدف بهبود روشهاي انجام كار، و تصميمسازي و ارائه اطلاعات مفيد جهت پشتيباني از تصميمگيريها از اركان اصلي رسالت ما به شمار خواهد رفت.
برنامههاي مهمي كه در اين راستا تعريف ميشوند عبارتند از:
· گسترش و نهادینهسازی مدیریت روابط نهادی شهرداری؛
· زمینهسازی تشکیل مدیریت هماهنگ و يكپارچه شهری؛
· برگزاري همايش بينالمللي مديريت واحد شهري؛
· راهاندازي رصدخانه يا مركز ديدهبان شهري شهرداري؛
· رايزني و نظارت در راستاي بهرهبرداري مؤثر از منابع؛
· مديريت تعارضها و حل و فصل اختلافات بينبخشي؛
اما
امروزه واژه «هماهنگي» در ميان سخنان مديران بخشهاي عمومي و دولتي براي افزايش كارايي و اثربخشي در خدماترساني، بسيار به كار برده ميشود. چون همه آنها بر اين باورند كه هماهنگی در برنامهریزی و خدمترسانی، ابزاری برای بهبود نتایج، کاهش دوبارهکاریها و نیز کاهش هزینههاست. در این میان، همكاريهاي راهبردي و هماهنگيهاي بينسازماني همانند سرمايهگذاريهاي مشترك، جزو باارزشترين ابزارهاي مديريت كسب و كار براي بهبود فعاليت دستگاهها و سازمانها در محيطهاي پيچيده و آشفته، به ويژه در كلانشهرها و شهرداريها براي خدمترساني به شهروندان به شمار ميرود. ضرورت وجودي و توجه به موضوع هماهنگي بين سازمانهاي متولي مسائل مربوط به مديريت شهري، در اثر محدوديت منابع، نيروي انساني، امكانات و ويژگي خاص برخي از اين مسائل نظير چندبُعدي بودن آنها، سازمانها را وادار میسازد با هم كار كرده و بين خود هماهنگي ايجاد نمايند، زيرا شهرداريها به تنهایی نميتوانند اينگونه مسائل رخداده در شهرها را حل كنند. هماهنگي، همكاري و مشارکتها، شکاف بين منابع موجود دستگاهها و نيازهاي جامعه را پر كرده و با فراهم نمودن امكان دسترسي سازمانها به منابع بيروني و نيز با ايجاد همافزايي، گسترش يادگيري و تغيير سريع، آهنگ خدماترساني سازمانها را افزايش ميدهد.
متأسفانه، علیرغم توجه و علاقهمندی بسیار به مفهوم هماهنگی، مدیران، کارشناسان و افراد اندکی هستند که میدانند هماهنگی چیست و چگونه اعمال میشود. معاونت هماهنگي با هدف ايجاد هماهنگي بين سازمانها و شركتهاي وابسته به شهرداري (كه متولي مسائل مربوط به مديريت شهرياند) در گام نخست با مجموعه بزرگ شهرداري، و سپس با ديگر نهادها، ميكوشد تا براساس يك برنامه راهبردي یکپارچه، با توسعه الگوها و ساز و كارهاي مناسب و همچنين پيادهسازي ابزارهاي مورد نياز، همكاري و هماهنگي بينسازماني دلخواهي را پدید آورده و همه بخشهاي درگير را وادار سازد تا از اين مؤلفههاي راهبردي ارزشمند بهرهمند شوند.
در اين گفتار، از اصطلاح يكسان «واحد» برای اشاره به دستگاه، سازمان، شركت، نهاد و هر بخش متمايز ديگري استفاده خواهد شد. واحد ممکن است به بزرگی و گستردگی یک سازمان وابسته یا به اندازه یک تیم کوچک باشد. اما اصول کلی یکسانی برای آنها در همه سطوح صادق است. همچنین، رفتار همه واحدهایی که در فرآیند تصمیمگیری یا اقدام جمعي مشارکت نموده تا به هدف مشترکی دست پیدا کنند، در یک «شبكه» بررسی شده و به همه واحدها، «اعضای شبكه» اطلاق خواهد شد. پس، واژه شبكه در اينجا براي تشريح روابط بين چند واحد كه پديدآورنده چند گره تعاملي هستند، به كار ميرود. شبكه عبارت است از گروهي از افراد يا سازمانها كه به صورت ارادي و داوطلبانه، به تبادل اطلاعات پرداخته، فعاليتها يا اقدامات مشتركي را انجام ميدهند و خودشان را به گونهاي سازماندهي ميكنند كه استقلال فرديشان حفظ شده و دستنخورده باقي بماند. نكات مهم در اين تعريف عبارتند از: 1) روابط بايد ارادي و داوطلبانه باشد، 2) فعاليتها دوسويه و متقابل است، و 3) ورود به شبكه بر استقلال آنها و عدم وابستگي به ديگران تأثيرگذار نيست.
بنابراين، منطق اصلي چنين مقصودي اين است كه با تركيب توانمندیهاي متمايز هر یک از اعضای شبكه، ضمن تسهيم ريسكهاي بروني و عدم اطمينانها با يكديگر، هر کدام بتوانند بهرهوري بيشتري از توانمنديها و منابع خود كسب كنند. با اين وجود، در ايجاد هماهنگي و همكاري با يك يا چند واحد ديگر، ريسكها و چالشهاي قابل ملاحظهاي وجود دارد. معاونت هماهنگي اقدامات گوناگوني را آغاز ميكند كه در آن افزون بر چالشها، برهمكنش منافع بالقوه ناشي از همكاريها و هماهنگي بينسازماني در مقايسه با افزايش ريسك رفتار فرصتطلبانة اعضای شبكه بررسي و كنترل شود.
نظريهها و تحقيقات بسياري درباره شبكههاي بينسازماني وجود دارد كه نحوة پديدار شدن اين روابط، تقويت شدن آنها و نيز ارزشآفرينيشان براي كل جامعه را تشريح ميكنند. يك الگوي عام بسيار قابل توجه از شبكهها شامل روابط پيچيده توليدي است كه از توانايي شكلگيري و از بين رفتن سريع بهرهمند است. بنابراين، اعضا ميخواهند از خودشان در برابر بهرهگيري فرصتطلبانه ديگر اعضا از آنها بدون اين كه مجبور به تحمل تأخيرها و هزينههاي قراردادهاي رسمي بشوند، محافظت نمايند. اين بدان معني است كه مؤلفههايي از اطمينان در اين رابطه وجود دارد، به طوري كه اصلاحات پس از مبادله براي تأمين نيازها و علائق طرفين را ميتوان به سرعت در حداقل مقاومت بينفردي و بينسازماني مطرح نمود و به آن پرداخت.
شبكههاي بينسازماني
مديريت شهري يا به عبارتي شهرداريها، به طور روز افزون و بيش از پيش در ميان دستگاهها و سازمانهايي قرار ميگيرند كه داراي روابط همزيستي بوده، به ناچار به يكديگر وابسته و متكي هستند و به طور شبكهاي فعاليت ميكنند. اما، ايجاد و مديريت شبكههايي اثربخش در محيطهايي پويا همانند شهرها كار بسيار دشواري است. با اين حال، رويكردها و ابزارهايي وجود دارد كه با بكارگيري آنها ميتوان در اين شرايط (پيچيدگيهاي اقتصادي، اجتماعي و زيست محيطي موجود در زندگي شهري) به ميزان قابل توجهي، كارآمد عمل نمود. از نگاه تجزيه و تحليل شبكهاي، بايستي به اين موضوع توجه نمود كه جايگاه هر يك از سازمانها در ساختار (پيشنهادي) آينده كجاست و اين ساختار چگونه از خرده روابط بين هر يك از اعضا شكل ميگيرد تا ابزارها و روشهاي پيشنهادشده به بهترين شيوه به كار آيند. از ويژگيهاي اساسي شبكهها ميتوان به نحوه ارتباط اعضاي شبكه با يكديگر اشاره كرد. شبكههايي كه داراي ارتباطات اندك يا ضعيف هستند، يا در آنها برخي از اعضا تنها از طريق مسيرهاي طولاني با هم مرتبط هستند، ممكن است پاسخ و واكنش كندي به محركها (رويدادها) بدهند. شبكههايي كه از ارتباطات بيشتر و قويتري از طريق مسيرهاي كوتاهتر بين اعضا برخوردارند، داراي قدرت و توانايي بيشتري براي ارائه پاسخ و واكنش سريع و كارآمد هستند.
در محيطهاي پيچيده و آشفته، سازمانها اغلب روابطي رسمي يا غيررسمي برقرار ميكنند تا بتوانند با همكاري يكديگر، اهداف مشتركي را دنبال نموده، نگرانيهاي مشتركي را طرح كرده و يا به نتايج متقابلي دست يابند. در سالهاي اخير، اينگونه همكاريهاي بينسازماني جنبه بسيار بااهميت و حساسي از كاركرد گونههاي بسيار مختلفي از سازمانها شده است. بنابراين، تعداد و انواع سازماندهيهاي همكارانه همچون تيمها، مشاركتها، پيمانها و شبكههاي بينسازماني افزايش چشمگيري داشته است.
به نظر بسياري از پژوهشگران، سازمانهاي شبكهاي، نسبت به سلسله مراتبهاي ديوانسالارانه (اداري)، ساختار «حكمراني» متفاوتي را از لحاظ كيفي نشان ميدهند. حكمراني طبق تعریف آکادمیک خود، یک الگوی انعطافپذیر تصمیمسازی عمومی است که بر مبنای شبکهای از افراد قرار دارد. این مفهوم دربردانده این ایده است که تصمیمات عمومی، کمتر متکی بر بوروکراسیهای سازمانیافته سلسلهمراتبی است، بلکه بیشتر در ارتباطات بلندمدت بین افراد کلیدی که در مجموعهها یا سازمانهای گوناگون در سطوح مختلف قرار گرفتهاند، رخ میدهد. در چنين محيطي، شناخت ديناميك (پوياييهاي) شبكههاي بينسازماني و الگوهاي تعاملي در آنها، هم براي سياستگذاران و هم براي كساني كه در صدد شناخت فرآيند سياستگذاري و اجرا هستند، موضوعات حساس و بااهميتي به شمار ميرود.
تعاریف هماهنگي بينسازماني
از هماهنگي بينسازماني تعاريف متعددي شده است كه همگي آنها بر همكاري و همراهي در تدوين برنامهها و يا سازماندهي آنها براي دسترسي به اهداف و مقاصد مشترك بين دو يا چند سازمان (واحد) تأكيد كردهاند. همچنين، هماهنگي بينسازماني را فرآيند ايجاد و يا استفاده از قوانين تصميمگيري اتخاذشده توسط دو يا چند واحد به صورت جمعي و با هم در ارتباط با محيط كاريشان تعريف كردهاند. از نظر تعاملي نيز هماهنگي بينسازماني، فرآيندي است كه واحدهاي مختلف متفقاً تصميماتي را اتخاذ ميكنند كه همه در آن ذينفع هستند. در اين فرآيند چندين واحد به صورت همساز، همراه و مرتب، برنامهها و خطمشيهايي را به منظور دسترسي به اهداف مشتركشان طراحي و اجرا ميكنند.
عوامل کلیدی برای موفقیت هماهنگي بينسازماني
مؤلفهها و متغیرهای چندی بر ماهیت هماهنگی تأثیرگذار است از جمله نوع کار، ساختار حاکم، تعهدات طرفین، منابع مورد نیاز، سطوح هماهنگی، و راهبردها، که هر یک در جای خود نیازمند بررسی است. ولی، به رغم پدیدار شدن هماهنگیهای گوناگون ناشی از تنوع این متغیرها، عناصری وجود دارد که رسیدگی به آنها احتمال موفقیتآمیز بودن هماهنگی را بیشتر میکند. این عناصر عبارتند از:
· رهبری اثربخش. وجود یک رهبر توانا و متعهد به مفهوم هماهنگی برای الهامبخشی، راهنمایی، ایجاد همرایی در میان همه لازم است.
· پشتیبانی بینسازمانی. اعضای شبكه باید به ارزش همکاری نزدیک با یکدیگر باور داشته باشند، منابع لازم را فراهم کنند، و در برنامهریزی و اجرا همکاری نمایند. برای ایجاد و تداوم این پشتیبانی باید به طور مرتب گزارشهای مناسبی برای واحدهای درگیر فراهم شده و در آن مزایای هماهنگی و همکاری بینسازمانی ارائه شود.
· تعهدات اعضا. همراهی و پایبندی به تعهدات توسط اعضا در مواقعی که شبكه ضروری تشخیص میدهد، بسیار بااهمیت و حیاتی است.
· توافق بر لزوم اقدام مشترک. همه واحدهای ذیربط باید بر وجود نیاز، و اینکه آن نیاز با همکاری یکدیگر به بهترین نحو رفع میگردد، اتفاق نظر داشته باشند.
· تعیین ذینفعان کلیدی. از ابتدا باید مشخص گردد که چه کسانی در برنامهریزی و اجرا با یک رویکرد هماهنگ درگیر خواهند شد.
· اهداف روشن و دستیافتنی. مشخص شدن مسئله و وجود اهداف آرمانی روشن و دستیافتنی برای تمرکز برنامهریزیها ضروری و حیاتی است.
· نقشها و مسئولیتهای شفاف. تعیین نقش و مسئولیت هر یک از واحدها تضمین خواهد کرد که آنها بتوانند با اعتقاد و اعتماد خوبی به تعهدات خود عمل نموده و مالکیت فعالیتها را در دست بگیرند.
· ارتباطات باز. تضمین این که همه اعضا به صورت عادلانه به اطلاعات دسترسی داشته باشند، بسیار اهمیت دارد.
· فرآیندهای تصمیمگیری دموکراتیک. فرآیندهای تصمیمگیری دموکراتیک به ایجاد تعادل و توازن در قدرت و نفوذ اعضا کمک میکند.
· نتایج مثبت و محسوس. همه اعضا باید از همکاری به وجودآمده نفع ببرند. دیدن نتایج محسوس و مثبت، سطح تعهدات اعضای شبكه را بالا برده و احتمال تداوم هماهنگی و همکاریها را افزایش خواهد داد.
برخی از موانع هماهنگي بينسازماني
عوامل گوناگونی میتواند به عنوان موانع ممکن بر سر راه ایجاد هماهنگی بینسازمانی مطرح باشد. برخی از این عوامل عبارتند از:
· رفتار رقابتی اعضای شبكه. چون واحدهای مختلف قصد دارند در حوزه خود به تعالی و برتری دست یابند، به طور قابل ملاحظهای از ارائه منابعشان خودداری کرده و سعی در حفظ و نگهداشت آنها میکنند. بنابراین، گاهی نمیتوانند به درستی تشخیص دهند که دیگران نیز در صدد حل یک مشکل یکسان و مشترک هستند.
· کمبود وقت. هماهنگی به صرف وقت برای مذاکره نیاز دارد. این امر شاید در محیطهای محدود یک کار تشریفاتی به نظر برسد.
· تخصصگرایی در برابر عمومیتبخشی. جامعه و نهادهای درون آن بسیار تخصصگرا شدهاند و کمتر توان پاسخگویی به مسائل چندجانبه را دارند. این در حالی است که باید باور شدیدی نسبت به لزوم رفع مسائل چندبُعدی از طریق برنامهریزی هماهنگ و فراگیر وجود داشته باشد. ولی، اغلب از چنین تلاشهایی در برنامهریزی به وسیله درخواست خدمات تخصصی جلوگیری به عمل میآید.
· ساختارهای دیوانسالارانه انعطافناپذیر. ساختارهای اداری به این خاطر سازماندهی میشوند که بتوان بر روی منابع و عملیات کارآمد تمرکز ایجاد کرد. ولی، این کارآمدی میتواند به تعریف محدود و کوتهنظرانه آنچه باید انجام گیرد و شیوۀ اجرای آن منجر گردد.
· سازماندهی مجدد اداری. سازماندهیهای مجدد در ساختارهای اداری که منجر به تغییر مدیریت، اولویتها و خطمشیها میشود، اغلب میتواند بر مشارکت جامعه سازمانی تأثیرگذار باشد.
· کمبود دانش. کمبود دانش و آگاهی در خصوص فرآیند ایجاد روابط بینسازمانی، مشکلی است که در همه سطوح برنامهریزی و اجرا دیده میشود. این مشکل، چالشهای تازهای را برای کارشناسانی که معمولاً تفکر بینبخشی و چندوظیفهای و شیوههای همکاری را نیاموختهاند، ایجاد مینماید.
موانع و چالشهاي پيش روي ايجاد هماهنگي با ادارات و دستگاهها
· مشكلات و موانع بسياري در راستاي ايجاد هماهنگي وجود دارد كه برخي از آنها عبارتند از:
· مشارکت ضعيف برخي از دستگاهها در تصمیمسازی براي شهر.
· كمبود و ضعف دیدگاههاي راهبردی به منظور تعريف چشمانداز روشن و واحد براي شهر بين مسئولين و مردم.
· كاستيهاي موجود در اعمال منصفانه و بیطرفانه قانون.
· شفافیت اندك در ارائه اطلاعات کافی برای ايجاد درک مشترك به منظور برنامهريزي
· مشكلات موجود در رسیدن به اجماع گسترده میان منافع متفاوت در مورد فعاليتهايي که به بهترین شکل، نفع گروهی را تامین میکند.
· پاسخگویی ضعيف سازمانها در برابر يكديگر؛
· نبود همسويي چشمگير ميان فعاليتها و اولويتها؛
· هماهنگي برنامهها براي پرهيز از دوبارهكاري، تمركزگرايي يا فراموشي؛
ادامه دارد ....
این وبلاگ با این هدف ایجاد شد تا آغازی باشد برای معرفی و در دسترس قرار دادن آثاری که میتوان خارج از چارچوبهای دست و پاگیر به دست مخاطب آن رسانید. ابتدا با به اشتراک گذاشتن آثار خود شروع کردم اگر شما هم یاری کنید وبلاگ به سایتی جامع تبدیل خواهد شد. اگر مطالب برایتان مفید بود خواهش میکنم با پرداخت هزینه ای اندک ما را در نشر آثار دیگر کمک کنید