پيادهسازي سيستم حسابداري ماتريسي
همانطور كه از شكل پيداست در يك تركيب سه پارامتري ميتوان از هزينههاي هر پروژه يا مركز هزينهاي به تفكيك نوع هزينه (پرسنلي، اداري، ...) در هر واحدي گزارش تهيه نمود. در اين گزارشات ميتوان با گروهبنديهاي متفاوت و با شروط بسيار متنوع، اطلاعات بسيار سودمندي دريافت كرد. به طور مثال، در شكل فوق در صفحه xy هزينههاي هر معاونت سازمان به تفكيك نوع هزينهها، در صفحه xz هزينههاي مركز اطلاعرساني به تفكيك نوع هزينه، در صفحة yz هزينههاي هر معاونت به تفكيك پروژهها و مراكز هزينه، و در فضاي سهبعدي xyz هزينههاي هر معاونت در هر مركز هزينه به تفكيك نوع هزينهها قابل محاسبه و گزارشگيري خواهد بود.
به هر حال، تعريف حسابها اولين قدم در حسابداري محسوب ميشود. جهت سهولت در فعاليتهاي حسابداري ابتدا حسابهاي مختلف از دارائيهاي جاري و غيرجاري تا بدهيها، هزينهها و حسابهاي مختلف انتظامي را در گروههاي حسابهاي كل تعريف ميشود. براي هر حساب كل، حساب معين و پس از آن براي هر يك از حسابهاي معين نيز حسابهاي تفصيلي تعريف ميگردد. اين كدينگ در سطح "كل" به شرح جدول زير است.
· يك بخش يا تشكيلاتي كه هزينههاي آن محاسبه و تجميع ميشود، و ممكن است شكلهاي متفاوتي داشته باشد: (1) فعاليت قابل توجهي در يك واحد سازماني كه براي آن كنترل اداري/اجرايي، مطلوب و/يا لازم است، (2) حوزه مشخصي در يك واحد سازماني كه هزينههاي آن از لحاظ تأمين مالي و بودجه آن واحد قابل توجه ميباشد و (3) حوزه يا فعاليتي تحت يك نظارت منفرد با هزينههايي كه ميتواند با بودجهريزي مستقيماً توسط آن ناظر كنترل گردد.
· يك گروهبندي منطقي از يك يا چند فعاليت مرتبط و/يا بخش سازماني در يك محل مشترك به منظور شناسايي هزينههاي متحملشده براي اجراي تمام آن فعاليتها.
· كوچكترين قسمت سازمان كه بودجه و هزينههاي واقعي براي آن اتفاق افتاده و مشخصات مربوط به ايجاد هزينه و قابليت پيگيري و كنترل آن هزينهها را داراست.
در اين صورت، سازمان را ميتوان در سطح اول براساس ساختار تشكيلاتي، محلها و مكانهاي فيزيكي، نوع فعاليتهاي سازمان يا تركيبي از آنها و غيره تقسيمبندي نمود و در سطوح بعدي هر كدام از قسمتهاي مشخصشده را به اجزاي تشكيلدهندة آن تفكيك كرد. يك مركز هزينه ممكن است يك بخش سازمان (دپارتمان) باشد، اما يك بخش سازمان نيز ميتواند شامل چندين مركز هزينه باشد. اين مراكز سود مستقيم ايجاد نكرده و به هزينههاي عملياتي سازمان اضافه ميكنند. نمونه مراكز هزينه شامل تحقيق و توسعه (R&D)، بازاريابي، خدمات پشتيباني مشتريان، روابط عمومي، مركز پيام و غيره است. نام مراكز هزينه بايد منحصر بفرد باشد.
از آنجا كه مركز هزينه داراي اثر منفي بر روي سود (حداقل در ظاهر) ميباشد، وقتي بودجه قطع شود احتمال توقف عملكرد در آن مركز وجود دارد. تصميمات عملياتي در مراكز هزينه معمولاً با توجه به ملاحظات هزينهاي اخذ ميشود. توجيه سرمايهگذاري مالي بر روي تجهيزات، فنآوري و نيروي كاري جديد براي مراكز هزينه اغلب براي مديريت دشوار است، چون ردپاي سودآوري غيرمستقيم را به سختي ميتوان در سود ويژه ملاحظه نمود. البته گاهي از شاخصهاي شغلي براي به كميت درآوردن منافع و مزاياي يك مركز هزينه استفاده ميشود. نمونه اين تقسيمبندي براي سازمان فرهنگي-تفريحي در شكل زير ارائه شده است.
شكل 3. ساختار مراكز هزينه (نمونه از سازمان فرهنگي-تفريحي شهرداري)
در اين سازمان، در سطح اول مراكز عبارتند از معاونتهاي موجود، بخش دفتر مركزي، و همچنين طرحهاي اجرايي در سازمان. در سطح دوم، دستهبندي بيشتر براساس محلهاي فيزيكي صورت گرفته است. به طور مثال، در معاونت ورزشي سطح دوم فهرست ورزشگاههايي است كه تحت مديريت و نظارت اين معاونت قرار دارد. در سطح بعدي نيز هر ورزشگاه به بخشهاي مختلف آن تقسيم شده است. اين تقسيمبندي بدين خاطر اين گونه انجام شده است كه بتوان گزارشهاي مديريتي لازم از لحاظ هزينههاي صورت گرفته در هر محل را ارائه نمود. در قسمت "طرحها" نيز سطح دوم براساس نوع فعاليتها تقسيمبندي شده است: طرحهاي فرهنگي، طرحهاي ورزشي، طرحهاي كتابخانهها و غيره، و در سطح بعدي نيز ريز طرحهاي در حال انجام سازمان در حوزه مربوطه تعريف شده است.
در اينجا بايد اين ساختار در كدينگ استاندارد به گونهاي تعبيه ميگرديد كه هم خدشهاي به سرفصلهاي استاندارد وارد نشود، هم بتوان گزارشهاي هزينهاي مورد نياز مديريت از هر سطح دلخواه از ساختار مراكز هزينه تهيه نمود. بنابراين دو گزينه مورد بررسي قرار گرفت:
1) لحاظ نمودن ساختار مراكز هزينه در سطوح تفصيلي و جزء (به شرطي كه نرمافزار قابليت آن را داشته باشد)؛
2) استفاده از قابليت بانكهاي اطلاعاتي رابطهاي (RDBMS)؛
كه به دليل عدم توانمندي نرمافزارهاي موجود در ايجاد يك ساختار n-سطحي از حسابها و همچنين به دليل كاهش تعداد حسابها از راهحل دوم استفاده شد. بدين گونه كه با در نظر گرفتن يك جدول اطلاعاتي مجزا براي تعريف و ثبت ساختار مراكز هزينه و ارتباط دادن دادههاي اين جدول با سرفصلهاي حسابداري امكان گزارشگيري از هزينههاي صورت گرفته در هر مركز هزينه فراهم گرديد. چون هزينههاي مترتب در مكانها و بر فعاليتهاي سازمان از سه سرفصل "پرسنلي، اداري-اجرايي و انتقالي" بيرون نيست، تمام حسابهاي سطح آخر اين فصول از نوع "مركز هزينه" تعريف ميگردد و در هنگام تنظيم سند، پس از فراخواني حساب هزينهاي مد نظر (مثلاً 4-6-612 : بهاي برق مصرفي) بلافاصله پس از درج مبلغ هزينه، كد يا نام مركز هزينه (مثلاً سالن بدنسازي ورزشگاه ارغوان) در رديف سند ثبت ميگردد.
محدوديت اين شناسايي در اين است كه فقط حسابهايي كه از نوع "مركز هزينه" تعريف ميشوند، با جدول مراكز هزينه مرتبط ميشود و صرفاً مراكزي كه فقط داراي ماهيت هزينهاي هستند با اين قابليت سازگار خواهند شد. ولي از لحاظ تفكيك هزينههاي اداري و عمومي و قيمت تمامشده خدمات ارائهشده با استفاده از اين عامل، امكان خوبي فراهم ميشود. بنابراين در جدول مركز هزينه، نوع هر مركز هزينه در هنگام ايجاد تعريف ميگردد.
همين شيوه براي اشخاصي كه از لحاظ مالي در تعامل با سازمان بودند نيز مورد استفاده قرار گرفت. چون بدهكاري و/يا بستانكاري هر شخص در حسابهاي مختلف نگهداري ميشود و در هر آن بايد بتوان خالص بدهي با بستانكاري هر شخص را گزارش گرفت، باز در اينجا نيز از قابليت بانكهاي اطلاعاتي رابطهاي استفاده شد يعني براي اشخاص نيز يك جدول مجزا در نظر گرفته شده و فهرست اشخاص چه نيروهاي كاري سازمان چه اشخاص حقيقي و حقوقي مورد تعامل با سازمان در آن درج گرديد. از طرفي، حسابهاي متعددي كه با ريز اين اشخاص درگير هستند از نوع "اشخاص" تعريف گرديد. پس در هنگام تنظيم سند، با فراخواني حساب مربوطه (مثلاً 3-1-113 : بدهكاران - شركتهاي خصوصي) و درج مبلغ بلافاصله نام شخص در رديف سند ثبت ميگردد.
براي به دست آوردن يك تراز آزمايشي از بخشهاي مختلف سازمان بايد از پارامتر ديگري استفاده ميشد. در اين مرحله، از پارامتر آزادي به نام "واحد" بهره گرفته شد. بدين معني كه با در نظر گرفتن يك ساختار n-سطحي براي واحدهاي تشكيلدهنده سازمان و ارتباط دادن حسابهاي دائمي و موقت با اين واحدها امكان تهيه تراز آزمايشي از واحدها در هر سطحي فراهم گرديد. تفاوت اين حساب ويژه با مراكز هزينه در اين است كه مراكز هزينه فقط با حسابهايي كه از نوع "مركز هزينه" تعريف ميگردند در ارتباط است ولي واحدها با كليه سرفصلهاي حسابداري. به طوري كه در هر سطر سند يكي از پارامترهايي كه براي تكميل سطر سند درخواست ميگردد، كد يا نام واحد مربوطه است. با به وجود آمدن واحدها قابليت بسيار مهمي كه همان گزارشگيري در فضاي سهبعدي است، در سيستم حسابداري ايجاد گرديد.
بديهي است استفاده از تمام ويژگيهاي طراحيشده در تمام سازمانها ضروري نيست و هر سازمان ميتواند بسته به نيازهاي خود با بخشي از قابليتهاي سيستم نيازمنديهايش را برطرف نمايد.
پيادهسازي حسابداري مديريت
اكنون بيش از پيش بر استفاده كارآمد و مؤثر از پول شهروندان تاكيد شده و توجه بسيار زيادي به شيوههاي بودجهنويسي و مديريت مالي شهر ميشود. شهرداري نيز به نوبه خود در صدد بهبود برنامهريزي و مديريت مالي مجموعه خود ميباشد چون فعاليتهاي شهرداري و يكايك عناصر آن، پيوسته بر رفاه حال مردم و اقتصاد جامعه شهري به طور مستقيم تاثير ميگذارد. ناگفته پيداست وقتي منابع مالي براي مخارج عملياتي، پروژههاي عمراني يا بهبود زيرساختها محدود باشد و نيز هنگام تجزيه و تحليل اثرات فعاليتهاي عملياتي، عمراني و غيره، پيشبيني بودجه نقشي بسيار حساس و تعيينكننده خواهد داشت. زيرا بودجه يك برنامه مالي جامع و فراگير است كه منعكسكننده هم درآمدهاي پيشبيني شده و هم هزينههاي پيشنهادي براساس اهداف و برنامههاي سازمان براي يك سال مالي است. از طرفي، بودجه به عنوان مهمترين ابزار مديريت براي كنترل و سنجش فعاليتها، عمليات و عملكرد سازمانها محسوب ميشود. در اين راستا، انتخاب مناسب و ايجاد موفقيتآميز يك زيرساخت موجب تغييراتي بنيادين در فرهنگ سازمانها خواهد شد.
معمولاً چشماندازي كه مديران سازمانها براي مجموعه خود ترسيم ميكنند براي خود آنها كاملاً روشن و واضح است، ولي آگاهي و درك ديگران از اين چشمانداز بسيار كمتر است. فرمت بودجهنويسي رايجي هم كه سازمانها از آن استفاده ميكنند بجز براي افرادي كه آن را تهيه كرده و برخي از مسئوليني كه در جلسات متعدد آن را بررسي ميكنند براي ديگران معناي چنداني ندارد. چون حاوي اطلاعاتي نظير برنامههاي اجرايي سازمان، زمانبندي منابع درآمدي يا هزينهها نبوده و چشمانداز و عملكرد سال آتي سازمان را نشان نميدهد. در صورتي كه بودجه، سندي است كه نشاندهنده تصميمات و نيز تعهد سازمان در ارائه خدمات يا توليد محصولات در سال بعد با توجه به درآمدها و هزينههاي آن ميباشد. كساني كه مسئول تهيه و كنترل بودجهاند بايد به دقت برنامههاي موجود خود را بررسي كنند، اهداف و اولويتهاي سال آينده را تعيين كنند، و همچنين با در نظر گرفتن محدوديتها و منابع محدود خود، پيامدهاي آتي را مد نظر قرار دهند.
برخي از مشكلات نظام بودجهريزي متداول در سازمانها عبارتند از:
1- عدم يكپارچگي در ساختار بودجه؛
2- عدم شفافيت اعتبارات هزينههاي تامينشده از محل كمكهاي شهرداري؛
3- نامشخص بودن سهم هزينههاي ستادي و اجرايي از محل رديفهاي تعيينشده؛
4- تمركز بردادهها به جاي فعاليتها و نتايج؛
5- عدم وجود نظام حسابداري با قابليت ارائه گزارشات عملكردي مالي و محاسبه بهاي تمامشده خدمات؛
6- حاكميت قوانين زيربنايي سنتي در مديريت بودجه و امور مالي؛
7- فقدان نظارت عملياتي دقيق.
بنابراين به منظور اين كه كليه تصميمگيران بتوانند بيشتر اطلاعات مورد نياز خود راجع به سازمانها را از اين ابزار به دست آورند، و چالش تخصيص كارآمد منابع محدود تا حدي مرتفع گردد، مدل بودجهاي براي سازمانهاي شهرداري تدوين گرديد تا مديران بتوانند براساس اطلاعات صحيح آن راحتتر تصميمگيري نمايند. البته سازمانهاي شهرداري با ديگر سازمانهاي دولتي و شركتهاي خصوصي متفاوت بوده و تا اندازهاي ساختاري منحصر بفرد دارند. بنابراين سعي گرديد با مبنا قرار دادن بودجه دولتي و حركت به سمت بودجهنويسي عملياتي و برنامهاي، قالب مناسبي براي بودجه سازمانها تهيه گردد. با تهيه بودجه به شيوه جديد تا حد زيادي مديريت روز به روز هزينهها و درآمدها و كنترل آن امكانپذير خواهد شد.
با مدل طراحيشده بودجه سازمانها براساس رسالت و اهداف صريح آنها تهيه گرديد. همچنين بودجه به شيوهاي منطقي، سيستماتيك و براساس منابع اطلاعاتي قابل اطمينان نوشته شد. ويژگيهاي برجسته اين روش به شرح زير است:
· هماهنگي بين رديفهاي بودجهاي در بين سازمانها و نيز با بودجه شهرداري.
· به منظور اجرايي شدن استراتژيهاي صريح و ضمني سازمان، فرآيند بودجهبندي به فرآيند برنامهريزي استراتژيك پيوند خورده است. بنابراين، ديگر واحدهاي مختلف سازمان بودجه سالانه خود را از طريق افزودن درصدي به ارقام سال گذشته تهيه نميكنند و به جاي آن، هزينههاي لازم براي تحقق اهداف تعيينشده در بودجه لحاظ خواهد شد. بدين ترتيب، مديريت سازمان اين امكان را خواهد يافت تا بين برنامهها و اقدامات راهبردي با توجه به منابع محدود خود اولويتبندي كند.
· هدايت درست هزينهها به رديفهاي بودجه.
· تفكيك هزينههاي اجرايي از لحاظ مراكز هزينه (واحدهاي عملياتي).
· با تفكيك هزينههاي ثابت (اداري) و متغير (اجرايي)، درآمدها و هزينههاي هر واحد يا بخشي از سازمان به صورت جداگانه مشخص ميشود.
· درگير شدن و مشاركت مديران عملياتي در فرآيند بودجهبندي.
· سوق دادن مديران و تصميمگيران به برنامهريزي، زمانبندي و پيشبينيهاي دقيقتر.
· سوق دادن بخشها يا واحدهاي عملياتي به رعايت بودجه بخش خود.
· پيوند بودجه با برنامهريزي و زمانبندي- به طور مثال ارائه هزينههاي آموزش همراه با برنامه آموزش.
· ارتباط رديفهاي بودجه با آناليز آنها- به طور مثال ارائه آناليز هزينههاي پرسنلي، سرمايهاي و غيره.
· حذف، اضافه يا تغيير در رديفهاي بودجهاي يا ارقام آنها نيز براساس تعريف اهداف و مقاصد جديد انجام ميگيرد.
· رديفهاي بودجه با كدهاي حسابداري سازمان سازگاري داشته و كنترل آن از لحاظ آمار مالي به راحتي از طريق سيستم حسابداري انجام خواهد پذيرفت.
پس از طراحي نرمافزار حسابداري با مشخصات مذكور، نرمافزار بودجه طراحي گرديد با اين تعريف كه عملكرد بودجهاي سازمان به طور مستقيم و برخط (OnLine) از نرمافزار حسابداري آن استخراج گردد. بنابراين در گام اول تناظر و ارتباط بين رديفهاي بودجه با كدهاي حسابداري برقرار شد. در زير نمونهاي از راهنماي بودجه و ارتباط آن با كدهاي حسابداري ارائه شده است.
|
كد بودجه |
كد حسابداري |
شرح |
|
10000 |
|
فصل اول: هزينههاي پرسنلي |
|
|
|
اين هزينه در برابر انجام خدمت به طور مستقيم يا غيرمستقيم تحت عناوين مختلف حقوق، مزايا، كمك و امثال آنها به اشخاص و كاركنان شاغل پرداخت ميگردد. |
|
10100 |
|
ماده 1 : حقوق، اجرت و دستمزد |
|
10101 |
و 1-1-611 و 2-1-611 و 3-1-611 5-1-611 |
+ اجرت و دستمزد كاركنان رسمي، قراردادي و ثابت - حقوق كاركنان رسمي و قراردادي و ثابت - حقوق ايام مرخصي كاركنان رسمي - دستمزد شاغلين مشاغل كارگري - ساير: شامل اعتبار دستمزد و يا حقالزحمه افرادي كه در بالا پيشبيني نشده است. مثلاً افرادي كه به سازمان مأمور شدهاند. |
سپس نرمافزار به گونهاي پيادهسازي گرديد كه بتوان از هر واحد و از هر مركز هزينه يا تركيبي از آنها در هر سطحي و در نهايت از بودجه سازمان به عنوان يك كل، گزارش تهيه نمود و آن را بر طبق اهداف پيشگفته مديريت كرد. در شكل زير يك نمونه از گزارشهاي نرمافزار ارائه شده است.
شكل 4. گزارش بودجه كلي سازمان (نمونه از سازمانهاي شهرداري)
نتيجهگيري
این وبلاگ با این هدف ایجاد شد تا آغازی باشد برای معرفی و در دسترس قرار دادن آثاری که میتوان خارج از چارچوبهای دست و پاگیر به دست مخاطب آن رسانید. ابتدا با به اشتراک گذاشتن آثار خود شروع کردم اگر شما هم یاری کنید وبلاگ به سایتی جامع تبدیل خواهد شد. اگر مطالب برایتان مفید بود خواهش میکنم با پرداخت هزینه ای اندک ما را در نشر آثار دیگر کمک کنید