فرآيند خريد: نقش خريدار
اهداف آموزشي
پس از مطالعه اين فصل با موضوعات زير آشنا خواهيد شد:
· مهمترين مشخصات سفارش خريد؛
· روشهاي مختلف پيمانكاري، مزايا و معايب آنها؛
· مهمترين فعاليتهايي كه پيشنياز تصميمگيري در مورد انتخاب تامينكننده است؛
· عناصر اصلي قرارداد خريد؛
· نحوه پيگيري و تسريع سفارش؛
|
مطالعه موردي |
خريد واگنهاي جديد توسط شركت ملي راهآهن
در سال 1992 در يك كشور اروپائي، داستان زير در روزنامههاي مختلف منتشر شد. خبر منتشر شده مسايل مربوط به خريد واگنهاي جديد توسط شركت ملي راهآهن را فاش ميكرد که چون واگنهاي جديد 30 سانتيمتر عريضتر از پهناي ريل راهآهن بود و با آن مطابقت نميكرد، زيان مالي بزرگي به بار آورده بود.
تمام واگنهاي جديد در كل كشور حداقل از 16 محل نميتوانستند عبور كنند و در اين قسمتها (كه عمدتاً منحني بودند) لازم بود فاصله بين خطوط حداقل 16 سانتيمتر عريضتر گردد. شركت راهآهن همچنين مجبور بود سيمهاي هوايي، سيگنالها، علائم و زيرسازي زير ريلها و كففرش سکوها را در اكثر ديگر محلها در سراسر كشور جابجا يا تعويض كند. هزينههاي پيشبيني نشده در اين خصوص، دست كم 51 ميليون دلار برآورده شده بود.
اين مسايل به علت طراحي ترنهاي جديد كه به جاي چهار صندلي معمول، پنج صندلي در عرض واگنها داشتند، به وجود آمده بود. هر چه مسافر بيشتري در قطار جاي بگيرد البته درآمد بيشتري حاصل ميشود؛ ولي در طرح جديد، واگنها 30 سانتيمتر عريضتر شده بودند!
|
¾ |
3-1 مقدمه
اين مطالعه موردي نشان ميدهد كه در فرآيند خريد تجهيزات سرمايهاي، اشتباهات زيادي ميتواند رخ دهد. در اين مورد، جنبههاي مختلفي در ارتباط با استفاده از واگنها ناديده گرفته شده بود، در نتيجه اصلاحات پرخرجي بايد در زيرساختار راهآهن انجام ميگرفت. اين نوع مسايل در خريد كالاهاي سرمايهاي غيرمعمول نيست زيرا فرآيند تصميمگيري معمولاً بر خريد خود تجهيزات متمركز ميشود. اغلب جنبههايي چون آموزش، خدمات پس از فروش، نت و تهيه قطعات يدكي فقط بعد از نصب و راهاندازي دستگاهها مورد توجه قرار ميگيرد. بعداً معلوم ميشود تامينكننده كه بسيار مشتاق به تحويل دستگاه بوده، چندان به فكر خدمات ديگر نيست و اين كه قطعات يدكي دستگاهها بسيار هزينهبر هستند.
در اين فصل، مدل فرآيند خريد كه در فصل 2 ارائه گرديد بيشتر تشريح شده و هر يك از مراحلي كه در آنجا مشخص شد، با جزييات بيشتري مورد بررسي قرار خواهد گرفت. اين بحث بر روش خريد تجهيزات سرمايهاي متكي خواهد بود و با اين پرسش كه چگونه يك خريد مطلوب به دست ميآيد شروع شده و سپس با تشريح فعاليتهايي كه پيشنياز انتخاب تامينكننده هستند، ادامه مييابد. پس از آن، قرارداد خريد و همچنين شرايط و ضوابط خاص آن مورد بحث قرار ميگيرد. سرانجام چند روش جهت پيگيري و تسريع سفارش تشريح خواهد شد.
مراحل مختلف اين فرآيند به وسيله پروژهاي در رابطه با خريد حملكنندههاي بدنه خودرو كه توسط يك توليدكننده خودرو براي حمل و نقل بدنههاي خودرو در داخل كارخانه مورد استفاده قرار ميگيرند، نشان داده ميشود.
3-2 اولين گام در فرآيند خريد: تعيين مشخصات سفارش خريد
طي اين مرحله از فرآيند خريد، نيازها تعيين شده و شركت نيز با مسئله ”ساخت يا خريد“ مواجه ميشود. شركت بايستي تعيين كند چه محصولات يا فعاليتهايي را خود توليد و اجرا كرده و چه محصولات يا فعاليتهايي را به پيمانكاران واگذار خواهد كرد. در ادامة بحث فقط موضوع عقد قرارداد با پيمانكاران بحث خواهد شد. اين فرآيند با تعيين مشخصات آن اقلامي كه خريداري خواهند شد آغاز ميشود كه ممكن است ميزان جزييات آن متفاوت باشد. به طور كلي ميتوان بين مشخصات زير تفاوت قائل شد:
· مشخصه كاركردي: اين مشخصه، وظيفهاي كه محصول بايد براي كاربر انجام دهد را شرح ميدهد (در اين فصل اصطلاح ”كاربر“ در يك معناي گسترده استفاده شده است. اين اصطلاح ميتواند به فردي كه واقعاً از محصول خريداريشده استفاده ميكند، اطلاق شود. همچنين ميتواند به فردي كه بايد در مورد خريد تصميمگيري كند يا بودجه آن را تخصيص دهد اطلاق گردد.) به عنوان مثال، در موقع عقد قرارداد با منابع خارجي براي نگهداري از فضاي سبز، مامور خريد ممكن است در قرارداد خود با باغبان ذكر كند كه او انتظار دارد با استفاده از افرادي با پيشزمينه آموزشي خاص و با استفاده از چمنزن كمصدا و با كارايي بالا هفتهاي يكبار چمن كوتاه شود، همچنين ممكن است در قرارداد ذكر كند كه حداكثر ارتفاع علفها يك اينچ و در حين كار سر و صدا زير دسيبل معيني باشد. تفاوت كار معلوم است: در اولين وضعيت، باغبان احتمالاً چمن را هر هفته (همچنين در فصل زمستان) كوتاه خواهد كرد چون موضوع مورد توافق با مشترياش است. در دومين وضعيت، باغبان در موقع لزوم علفها را كوتاه خواهد كرد. (اين مثال ممكن است براي خواننده بياهميت باشد، ولي براساس يك وضعيت واقعي است!)
مزاياي كار با مشخصات كاركردي واضح است:
× بهترين فرصت ممكن به تامينكنندگان بالقوه داده ميشود تا تخصص خود را به كار گيرند؛
× ميتوان از تكنولوژيهاي جديد استفاده كرد، تكنولوژيهايي كه خريدار با آنها آشنايي ندارد؛
× استانداردي ايجاد ميكند كه بر طبق آن تمام مفاهيم ميتوانند مورد ارزيابي قرار گيرند.
· مشخصه فني تفصيلي: اين مشخصه، خصوصيات فني و ويژگيهاي محصول و همچنين فعاليتهايي كه بايد توسط تامينكننده انجام گيرند را شرح ميدهد. اين مشخصات فني معمولاً به نقشههاي فني و زمانبندي فعاليتهايي كه ميتوانند جهت نظارت كامل بر فعاليتهاي تامينكننده مورد استفاده قرار بگيرند، متكي هستند. اين طرز كار با پيمانكار ميتواند به سادگي به زيادهروي در تعيين مشخصات منتهي گردد، بدين معني كه كاربر الزماتي را هم بر محصول و هم بر تامين كننده تحميل خواهد كرد كه به سادگي موجب بالا رفتن هزينه ميشود ولي كاركرد بهتري به دست نميآيد.
هم مشخصه فني و هم مشخصه كاركردي، بخشي از يك مفهوم گستردهتر كه به آن مشخصه سفارش خريد اطلاق ميگردد، ميباشند. اين مشخصه (معمولاً مجموعهاي از مشخصات) شامل موارد زير است:
· مشخصات كيفي، كه مشخص ميكند محصول چگونه (با يا بدون گواهي كيفيت) بايد تحويل داده شود و چه نُرمها و استانداردهاي فني داشته باشد؛
· مشخصات لجستيكي: كه مقادير مورد نياز و زمان تحويل را مشخص ميكند؛
· مشخصه نت: كه مشخص ميكند محصول چگونه نگهداري و تعمير خواهد شد و چگونه توسط تامينكننده سرويس ميشود (و آيا تهيه قطعات يدكي در آينده نياز هست يا خير)؛
· شرايط قانوني و محيطي: كه مشخص ميكند هم محصول و هم فرآيند بايد با بهداشت، ايمني و قوانين زيستمحيطي سازگار باشند؛
· بودجه مورد نظر: كه مشخص مينمايد تامينكننده احتمالي بايستي تحت چه محدوديتهاي مالي، راهحل خود را برگزيند.
در كارهاي ساختماني و پروژههاي عمراني، مشخصات سفارش خريد معمولاً در شرح قلمرو كار نوشته ميشود.
كاربر يا شخصي كه بودجه را در اختيار دارد مسئول تعيين شرايط سفارش خريد خواهد بود و وظيفه مامور خريد كسب اطمينان از اين نكته است كه اين شرايط و مشخصات در ضوابط عيني و بيطرفانه در قرارداد با تامينكننده درج شود. چند شركت توليدي (از جمله زيراكس) اين مسئوليت را در روشهايي موسوم به روشهاي پايانبخش[1] مقرر و تعيين كردهاند. بدين ترتيب كه قبل از ابلاغ يك مشخصه به تامينكننده، آن مشخصه بايد به تصويب رسمي بخش خريد و/يا تامينكننده(هاي) (بالقوه) برسد. هدف از اين روش، جلوگيري از سوءتفاهم در مراحل پي در پي فرآيند خريد است. در اين شيوه، هزينههاي مربوط به تغييراتي با نام ”تغييرات اشكالزدا“[2] كاهش مييابد. تجربه نشان ميدهد كه اينگونه آمادگي منجر به كاهش قابل ملاحظهاي در كل زمان پيشبرد مهندسي براي پروژه خواهد شد.
با تغييرات فنياي كه در طي پروژه رخ ميدهند بر طبق روشهاي تغيير سفارش برخورد ميشود. وظيفه مامور خريد در اينجا تضمين اين است كه كار تامينكننده مطابق با آخرين مشخصاتي كه به وي ابلاغ ميشود، هدايت گردد. تامينكنندگان بايد به طور ايدهال هر يك از تغييرات تصويب شده (ترجيحاً به صورت كتبي) را اجرا كنندـ در اينجا مديريت درست موقعيت ميتواند از بسياري از مسايل جلوگيري كند!
به طور خلاصه، ارزشافزوده مامور خريد در طي مرحله تعيين مشخصات عبارت است از:
· تضمين مشخصات كاركردي، فني، لجستيكي و نت؛
· جلوگيري از به كارگيري مشخصات تامينكننده يا محصول با علامت تجاري خاص- به منظور امكانپذير شدن جايگزيني منابع تامين؛
· تدوين روشهاي صريح در خصوص تصويب تغيير مشخصات؛
· تضمين روش بازرسي بر اساس نمونهگيري؛
· كسب اطمينان از تشريح صريح روشهايي كه بايد هم توسط مامور خريد و هم توسط تامينكننده براي بررسي كيفيت محصول مورد استفاده قرار گيرد؛
· (در صورت امكان) كسب اطمينان از سرشكن كردن هزينههاي عمومي و/يا محاسبه آن براي كمك به ارزيابي قيمتها در مرحله بعدي.
يادداشت 3-1 مرحله اول فرآيند خريد را كه در مورد خريد حملكنندههاي خودرو توسط يك توليد كننده بزرگ خودرو است، نشان ميدهد.
|
يادداشت 3-1 : تصميمگيري در مورد مشخصه حملكنندههاي بدنه خودرو |
مدير فني كارخانه مونتاژ از بخش ”مهندسي پيشرفته“ درخواست كرده در خصوص يافتن روشي براي حمل و نقل كاراتر بدنههاي خودرو در كارخانه بررسيهايي انجام دهد. بدين منظور، گروه مهندسي پيشرفته متشكل از متخصصيني از سازمان مهندسي و مونتاژ به وجود آمد. نتيجه بررسيهاي مقدماتي اين بود كه حمل و نقل اساساً ميتواند به سه روش كاملاً متفاوت انجام گيرد. مفهوم حملكننده نيز به دليل انعطافپذير بودن آن انتخاب شده است. اين پروژه سپس به بخش ”عمليات فني“ واگذار شد. گروه پروژه متشكل از نمايندگاني از بخشهاي مختلف فني (مهندسي توليد، كنترل فرآيند و خودكارسازي و مهندسي فاكتورهاي انساني) و خريد به سرپرستي مهندسي پروژه تشكيل شد. بخشهايي همچون مهندسي هزينه و مالي و كنترل به صورت ويژه و موقتي درگير پروژه شدند. گروه پروژه ابتدا بر روي تعريف دامنه پروژه متمركز گرديدـ ما چه ميخواهيم؟ اين مباحث به تعيين يك مشخصه فني كه هيچ تامينكننده خاصي را توصيه نميكرد، منجر شد. اصول هدايتكننده پروژه نيز اينگونه تعريف شد كه پروژه بايد در صورت امكان از ”تكنولوژيهاي محققشده“و تامينكنندگاني با ”تواناييهاي اثباتشده“بهره بگيرد، چون توليدكننده نميخواست در اين نوع پروژه، حكم يك ”آلت دست“[3] را براي تامينكنندگان داشته باشد. بنابراين تصميم گرفته شد تامينكنندگان بالقوهاي كه ممكن است براي گام بعدي مناسب باشند، انتخاب گردند.
|
¾ |
3-3 گام دوم در فرآيند خريد: انتخاب تامينكننده
پس از آن كه نيازها و شرايط خريد تعريف و مشخصات تعيين گرديد، خريدار ميتواند كارش را در بازار شروع كند. در عمل، اين گامها به صورت موازي و همزمان اجرا ميگردند. به طور مثال در هنگام تعيين مشخصات فني، امكانپذيري عملي و هزينههاي آن نيز برآورد ميشوند. انتخاب تكنولوژيهاي پايه ـ كه به واسطه آنها طرح محصول تحقق مييابد ـ غالباً با نام چند تامينكننده به صورت ذهني انجام ميگيرد. گام ”انتخاب“ عملاً از چند گام جداگانه تشكيل ميشود:
· تعيين روش پيمانكاري فرعي؛
· تعيين صلاحيت مقدماتي تامينكنندگان و تهيه ”فهرست پيشنهاددهندگان مناقصه“؛
· آماده كردن استعلام بها و تجزيه و تحليل پيشنهادهاي دريافتي؛
· انتخاب تامينكننده؛
اولين موضوعي كه در انتخاب تامينكننده بايد به آن پرداخت، تصميمگيري در مورد پيمانكاري جزئي يا كلي است*. در مورد پيمانكاري كلي (پروژه كامل)، مسئوليت اجراي كل كار (اغلب شامل فعاليتهاي طراحي) بر عهده تامينكننده است. در مورد پيمانكاري جزئي، كار به چند قسمت تقسيم شده و هر قسمت به صورت جداگانه اغلب با چند تامينكننده مختلف، قرارداد بسته ميشود. در اين حالت، هماهنگي كارها بر عهده كارفرما است. پيمانكاري جزئي معمولاً با صرفهجويي همراه است، ولي بديهي است كه عيوبي نيز دارد. جدول 3-1 فهرست مزايا و معايب هر دو نوع پيمانكاري را نشان ميدهد.
|
جدول 3-1 مزايا و معايب پيمانكاري كلي و جزئي | ||
|
|
مزايا |
معايب |
|
پيمانكاري كلي |
مداخله محدود كارفرما در طي اجراي پروژه عدم نياز به تجربه كارفرما از پروژههاي مشابه نياز به تلاش محدود از طرف كارفرما
|
عدم آگاهي از ساختار هزينه/قيمت پروژه تأثير محدود فقط روي مواد مصرفي (كيفيت و كميت) |
|
پيمانكاري جزئي |
آگاهي بهتر كارفرما از ساختار هزينه/قيمت پروژه شناخت بهتر تامينكنندگان و مواد مصرفي در كل، هزينههاي سربار كمتر براي پروژه |
نياز به آگاهي عميق و تجربه كارفرما نياز به تلاش و زمان بيشتر براي هماهنگي و نظارت بر پروژه خطر به تأخير افتادن فعاليتهاي پروژه به علت مشكل ارتباطات |
نكته مهم در پيمانكاري جزئي اين است كه كارفرما بايد اطمينان حاصل كند كه قراردادهاي جداگانه با يكديگر هماهنگ هستند. در اين حالت براي ادامه كل فعاليتهاي پروژه، تمام مسئوليت بر عهده كارفرما است. اگر او از عهده اين كار بر نيايد، بديهي است كه كاهش هزينههاي مورد انتظار تحقق نخواهد يافت و هزينههاي اضافي قابل ملاحظهای به بار خواهد آمد.
دومين تصميمي كه بايد در اين مرحله گرفت اين است كه كار به كدام صورت قيمت ثابت، پرداخت مجموع به صورت يكجا يا به روش پرداخت هزينه صورت پذيرد.
وقتي كار به صورت قرارداد با قيمت ثابت اجرا ميشود، كارفرما از تامينكننده ميخواهد كه فعاليتهاي لازم با قيمت ثابت انجام گيرد و كار تا تاريخي كه از پيش تعيينشده تكميل شود. مزاياي اين روش عبارت است از:
· كارفرما دقيقاً ميداند تا كجا از لحاظ مالي دوام ميآورد؛
· پس از خاتمه كار، هيچ نيازي به حل و فصل اختلافات نيست چون تمام مخاطرهها را تامينكننده تقبل كرده است؛
· وجود يك تاريخ قطعي براي خاتمه كار.
در اينجا چون قيمت ثابت است، به نفع تامينكننده خواهد بود كه كار را تا حد امكان به نحو احسن انجام دهد. قيمت ثابت، محركي است براي اين كه در مدت مورد توافق هر چه سريعتر كار تكميل شده يا كالاها تحويل داده شوند. معايبت اين روش عبارت است از:
· اگر كارفرما تخصص كافي نداشته باشد به سختي ميتواند از هزينههاي تامينكننده آگاهي پيدا كند؛ البته با استعلام بها از بيش از يك تامينكننده ميتوان از اين مشكل جلوگيري به عمل آورد؛
· کسب آمادگي به زمان نياز دارد- پرسش اين جاست كه آيا زمان كافي براي تهيه و تعيين مشخصات كامل و برگزاري يك مناقطه رسمي وجود دارد يا خير؛
· كارفرما پيشاپيش نميداند كه كدام تامينكننده، بهترين تامينكننده از آب درخواهد آمد.
در حالت قرارداد به روش پرداخت هزينه، ماهيت و دامنه فعاليتهايي كه بايد انجام شوند، پيشاپيش تعيين نميشود. كارفرما از تامينكننده ميخواهد كه فعاليتهاي لازم را با نرخ ساعتي از پيشتعيينشده، گاهي اوقات بر حسب يك درصد از پيش مقررشده براي پوشش دادن به هزينههاي سربار، انجام دهد. تسويه حساب و حل و فصل اختلافات پس از خاتمه فعاليتها و بر اساس گزارشات روزانه تامينكننده (كه مقدار نفرـساعت صرفشده را مشخص ميكند) و (در صورت نياز) موادي كه مصرف شده است، انجام ميپذيرد. مزاياي اين روش عبارت است از:
· كارفرما تصوير دقيقي از ساختار هزينههاي كار به دست ميآورد؛
· كارفرما در انتخاب تامينكننده آزاد است، پيشاپيش معلوم است كه با كدام تامينكننده معامله خواهد كرد؛
طبيعتاً چند عيب نيز دارد كه عبارت است از:
· هيچ قيمت ثابت از پيشتعيينشدهاي براي كار وجود ندارد، بنابراين خريدار در مورد پيامدهاي مالي كاملاً اطمينان نخواهد داشت؛
· هيچ انگيزهاي براي اجراي سريعتر كار وجود ندارد، چون هزينه هر ساعت كار تامينكننده پرداخت ميشود. تمام مخارج ناشي از عقب افتادن كار بر عهده كارفرما است؛
· در مورد تاريخ خاتمه كار هيچگونه قطعيتي وجود ندارد؛
عيب ديگر اين روش اين است كه كارفرما لزومي نميبيند دقيقاً آنچه را ميخواهد تعيين كند. اين مشخصه غالباً براي راحتي كار به عهده تامينكننده گذاشته ميشود. به خاطر عدم اطمينان از هزينه نهايي، بسياري از خريداران از قراردادهاي به روش پرداخت هزينه پرهيز ميكنند. بعضي از ماموران خريدار از اين گونه قراردادها به واسطة آن كه مخاطرة مالي آن نسبتاً معلوم است براي فعاليتهاي نگهداري و تعميرات خاص استفاده ميكنند. قراردادهاي به روش پرداخت هزينه بدون مشكل نيستند و چندين موضوع را بايد پيشاپيش با تامينكننده در ميان گذاشت (شكل 3-1 را ببينيد). تصميمگيري در مورد قراردادهاي با قيمت ثاب
این وبلاگ با این هدف ایجاد شد تا آغازی باشد برای معرفی و در دسترس قرار دادن آثاری که میتوان خارج از چارچوبهای دست و پاگیر به دست مخاطب آن رسانید. ابتدا با به اشتراک گذاشتن آثار خود شروع کردم اگر شما هم یاری کنید وبلاگ به سایتی جامع تبدیل خواهد شد. اگر مطالب برایتان مفید بود خواهش میکنم با پرداخت هزینه ای اندک ما را در نشر آثار دیگر کمک کنید