پيادهسازي سيستم حسابداري ماتريسي
پيادهسازي سيستم حسابداري ماتريسي
جهت محاسبه بهاي تمامشده خدمات و كنترل بودجههاي عملياتي
هادي كلاني، كارشناس ارشد مديريت مالي و
بهروز نصرآزاداني، كارشناس برنامهريزي و تحليل سيستمهاي
مديريت امور سازمانها و شركتهاي شهرداري اصفهان[1]
چكيده
سيستمهاي امور مالي داراي سير تكاملي ثابتي هستند كه هنجارهاي حسابداري جديد، معيارهاي جديدي براي مديريت ريسك و حتي سازماندهيها و مسئوليتهاي جديدي را موجب ميشود. اين مقاله، گزارش رويكرد عملي به طراحي و عملياتي نمودن سيستم مديريت مالي يكپارچه در سازمانهاي وابسته به شهرداري اصفهان است. سياست، اعمال مديريت مالي يكپارچه در تمام سازمانهاي شهرداري طبق تعاريفي است كه در گزارش حاضر ارائه ميشود. اين طرح، براي دستيابي به اهداف ذيل ميباشد:
1- ايجاد نظام حسابداري با قابليت ارائه گزارشات عملكردي مالي و محاسبه بهاي تمامشده خدمات؛
2- رفع حاكميت قوانين زيربنايي سنتي در مديريت بودجه و امور مالي؛
3- يكپارچگي در ساختار بودجه؛
4- مشخص شدن سهم هزينههاي ستادي و اجرايي از محل رديفهاي تعيينشده بودجه؛
5- نظارت و ارزيابي مناسب فعاليتها.
كه در آن، نرمافزارهاي حسابداري و بودجه، انبار و فروش، حقوق و دستمزد، و اموال با قابليت سيستمهاي اطلاعاتي رابطهاي به گونهاي مرتبط (Linked) طراحي و پيادهسازي شد. در اين مقاله، ضمن ذكر ساختار كلي سيستم مذكور، ابتدا مفاهيم بكاررفته در پروژه مورد بررسي قرار گرفته، سپس مراحل پيادهسازي سيستم مالي يكپارچه در سازمانهاي وابسته به شهرداري و برخي از نتايج حاصله و نيز موانع آن مورد بررسي قرار ميگيرد.
كليد واژهها
مديريت مالي، حسابداري، بودجه عملياتي، بهاي تمامشده، گزارشات تجميعي.
مقدمه
سازمانها به عنوان نهادهاي اجتماعي متأثر از تحولات، دچار پيچيدگيهاي روزافزوني در سيستمها و تعاملات خويش گشتهاند و به ناچار براي همراهي و يا رهبري در عصر تحول، نيازمند برنامهريزي و بازنگري خويش هستند. براي رسيدن به کارايي در عرضه توليد محصول و ارائه خدمات، افزايش كيفيت، و بهبود کارايي و اثربخشي فعاليتها، سازمانها بايد داراي سيستمهاي برنامهريزي و کنترل موثري باشند. اين سيستمها بايستي توانايي همگامسازي و برنامهريزي تمام فرآيندهاي سازمان را داشته باشند. "برنامهريزي منابع سازماني" و سيستمهاي اطلاعات مديريت به عنوان ابزار مديريت استراتژيك، مديريت برنامهريزي و توسعه كه با هدف ايجاد تسهيلات و مديريت جريان اطلاعات و ارتباطات به نحو موثر و كارآمد ايجاد گرديدهاند ابزارهاي قدرتمندي براي پاسخگويي به اين نياز ميباشند. اين روشها، ترکيبي از برنامههاي نرمافزاري است که همه کارکردهاي مختلف سازمان مثل مالي، توليد، فروش و منابع انساني را با يکديگر يکپارچه مينمايد.
از طرفي، اکثر سازمانها به اين مهم دست يافتهاند که براي افزايش ارزش اطلاعات نگهداري شده در سيستمهاي خود بايستي معماريهاي مناسبي را ايجاد كنند تا شامل گزارشات پيشرفتهتر، تحليلي و با توانايي پشتيباني از تصميمگيري باشد. اين کار از طريق بهکارگيري ابزارها و تکنيکهاي ذخيره دادهها انجام ميگيرد. در اين بين، يكي از مباحثي كه مورد توجه مهندسين و طراحان سيستمها قرار دارد رعايت جامعيت و يكپارچگي در دادهها، سيستمها و نرمافزارها است. بحث جامعيت يا يكپارچگي با از بين بردن فاصله بين سيستمها و برطرف كردن مشكلات ناشي از تبديل سازمانها به جزاير فنآوري باعث ارتباط خودكار بين زيرسيستمهاي مختلف و تسهيل كار كاربران ميگردد. به شكلي كه بحث سيستمهاي جامع نرمافزاري كه با يكپارچگي سيستمهايي نظير برنامهريزي جامع منابع سازماني[2] و مديريت زنجيره تامين[3] و مديريت ارتباط با مشتري[4] و زيرسيستمهاي ديگري است به عنوان راهحل نهايي سازمانها و وضع مطلوب آنها از منظر فنآوري اطلاعات و ارتباطات ميباشد.
1-1 سيستمهاي اطلاعاتي و يكپارچهسازي
اصطلاح "سيستم اطلاعاتي" به صورت مجموعهاي سازمانيافته كه عمل پردازش، انتقال و توزيع اطلاعات را بر طبق روالها و رويههاي تعريفشده (چه دستي و چه خودكار) انجام ميدهد، تعريف ميگردد. سيستمهاي اطلاعاتي شامل سيستمهاي مالي، غيرمالي، و تركيبي هستند. شركتها و سازمانها به سرعت در حال جايگزيني سيستمهاي مديريت مالي خود به منظور بهره بردن از قدرت فنآوري نوين سرويسگيرنده/ سرويسدهنده[5] هستند. چون با مشكلات سيستمهاي موروثي كه عبارت است از ازدياد پايگاههاي اطلاعاتي مجزا، انعطافناپذيري فرمتهاي موجود، كنترل ناقص بودجه، دشواري يكپارچگي آنها با نرمافزارهاي روميزي، و غيره مواجهند.
شهرداري نيز در صدد مدرنيزه كردن سيستمهاي مديريت مالي كل مجموعة خود جهت بهرهگيري از قدرت بانكهاي اطلاعاتي رابطهاي[6] به عنوان ابزاري براي تصميمگيري است.
اما يكپارچهسازي چيست؟ يكپارچهسازي، كلمهاي است كه معمولاً در مباحث سيستمي و بنگاهها به كار ميرود. اين اصطلاح در مقالات فني، پيامهاي الكترونيكي، مكاتبات، پروپزالها و حتي سخنرانيها وارد شده است. ولي پس از سالها كار و چندين سوءبرداشت و تعبير نادرست، فقط ميتوان گفت اين كلمه معاني و مفاهيم چندگانهاي دارد. در زير، تعاريف جايگزين متعددي كه در ادبيات ما كاربرد دارد، ارائه شده است:
· فرآيند دستيابي به وحدت تلاش، ادغام و تركيب كار چند زيرسيستم به منظور پيشبرد وظايف سازمان.
· (در طراحي سيستم) فرآيندي كه امكان استفادة كاركردهاي جداگانه از فنآوري و پايگاه دادههاي مشترك، انتقال دادهها و اطلاعات بدون نياز به ترجمة[7] آنها، و نظارت و مديريت چندوظيفهاي را فراهم ميكند.
· قابليت رايانهها، دستگاهها و تجهيزات در به اشتراك گذاشتن دادهها يا برنامههاي كاربردي با ساير اجزا در همان حوزه يا ديگر حوزهها.
البته اتفاق نظر كلي اين است كه يكپارچهسازي از طريق انتقال اطلاعات به واسطة چند رابط[8]، امكان كار و ارتباط برنامههاي كاربردي با يكديگر -كه هرگز بدين منظور طراحي نشدهاند- را فراهم ميكند.
1-2 فوايد يكپارچگي سيستمهاي اطلاعاتي
بديهي است كه يكپارچهسازي سيستمهاي مالي حداقل به چهار دليل هر روز اهميت بيشتري پيدا ميكند:
· گسترش مداوم موضوعي به نام "مديريت عمومي جديد" در بين مديران، موجب افزايش انگيزهاي كليتر نسبت به شفافيت و كارايي در استفاده از پول شهروندان در دستيابي به اهداف شهرداري يا مراكز ديگر شده است.
· امروزه در توسعه اقتصادي، بيش از پيش بر ماهيت سيستميك امور مالي تاكيد ميشود كه ارتباط بين عملكرد و مديريت مالي را با سطوح خطمشي و سياستها تنگتر مينمايد.
· با اينكه امور مالي عمدتاً وظيفهاي تخصصي با دامنهاي محدود ميباشد، ولي با اين وجود، مديريت ارشد خواهان نقش بيشتر اين حوزه در سياستگذاريها بوده و بنابراين خواستار تغيير در عملكرد اين حوزه است.
· شهرداري خواستار تطابق سيستمهاي سازمانهاي وابسته به آن با نيازهاي خود ميباشد و قدر مسلم اين امر مستلزم آن است كه هماهنگي بين سيستمهاي شهرداري با سيستمهاي سازمانها افزايش پيدا كند.
· تغييرات به وجود آمده در روشهاي مالي و كاربرد آنها، لزوم هماهنگي دانش و تجارب مختلف در بين سازمانهاي متفاوت را ايجاب مينمايد.
ما ميخواهيم به منافع حاصل از يكپارچگي سيستمهاي اطلاعاتي براي رفع نيازهاي مديريتي خود دست پيدا كنيم. بدين منظور، در جهاني با منابع محدود، براي هماهنگ ساختن اين نيازها و پيوند آنها با بخشهاي مديريتي، به سازوكارهاي هوشمندانهاي نيازمنديم. بنابراين، اين سازوكارها در جاي خود از اهميت بسزايي برخوردارند. البته هر روز بيش از پيش به دنبال آن هستيم كه اين حالت را فراگيرتر نموده و الگوهايي از يكپارچهسازي به دست آوريم كه به طور فزايندهاي مرزهاي سازماني، و جغرافيايي را از بين ببريم. برخي از فوايد حاصل از يكپارچگي سيستمهاي اطلاعاتي عبارتند از:
· فراهم شدن فرصتي براي بهبود مستمر و اصلاح فرآيندهاي سازماني.
· پيادهسازي روشهاي مناسب اندازهگيري عملكرد.
· ايجاد سيستمهاي اطلاعاتي مجتمع در مقياس سازماني.
· فراهم شدن يکپارچگي کامل سيستمها نه تنها بين بخشهاي يک سازمان، بلکه بين سازمانهاي شهرداري.
· يكپارچه نمودن كاربردها.
· ايجاد نظامي يكدست و قابل مقايسه در توصيف سازمانها.
· انجام تصميمگيريهايي نهايي بر روي بودجه مربوط به كليه سازمانها بر مبناي درخواستهاي بودجه.
شهرداريها به عنوان نهاد و ارگانهاي دولتي براساس مقررات، قوانين و دستورالعملهاي مصوب وزارت كشور (سازمان مديريت و برنامهريزي) فعاليتهاي خود را انجام ميدهند. ولي محدوديتهاي برخي از قوانين و مقررات موجب محدود شدن آزادي عمل شهرداريها شد. بنابراين، شهرداريها با توجه به تراكم فعاليت خود به ناچار سعي نمودند برخي از فعاليتها را (كه داراي جنبههاي اقتصادي است) به صورت برونسپاري انجام دهند. بدين ترتيب، پايههاي تفكر تشكيل سازمانهاي شهرداريها شكل گرفت. اكنون اين سازمانها داراي شخصيت حقوقي و استقلال مالي-اداري بوده و بايد مطابق با مفاد و مواد اساسنامه و آئيننامههاي مصوب طبق اصول بازرگاني و به صورت خودگردان اداره شوند.
ولي، به مرور زمان به دليل عدم برنامهريزي صحيح در حفظ استقلال مالي، تعريفهاي ناهمگون براي مخارج و منابع درآمدي سازمانها، اعمال محدوديت در فعاليتها به دليل وجود ابهام در اهداف و فعاليتهاي آنها در اساسنامهها و نيز تغييرات قابل ملاحظه مديريتي و اعمال نظرات شخصي، و در نهايت مقررات خاص باعث شد كه نتوان از حداكثر بهرهوري در سازمانها سود برد.
در چنين شرايطي، سازمانها با سبكهاي مديريتي و چهارچوبهاي سليقهاي به فعاليتهاي خود ادامه داده و رشد خود را آغاز كردند. در اين بين، گهگاه شهرداري مركزي به منظور كاهش و تسكين موقت مشكلات آنها در بودجه شهرداري رديفهايي براي هزينههاي سازمانها در نظر گرفته و بخشي از هزينههاي آنها را جبران مينموده و هرگز بهرهوري و كارآيي آنها را مورد سؤال قرار نداده است. بنابراين به منظور اصلاح اين ساختار غيراقتصادي، برنامهريزيهاي چندي صورت گرفت. طرح يكپارچهسازي اطلاعات مالي و عملكرد سازمانها به منظور مقايسه خلاءها و نواقص سازمانها، اولين گام به سمت خودكفايي و استقلال مالي سازمانها بود. شناسايي وضعيت مالي سازمانها كمك ميكند تا با دستيابي به اطلاعات صحيح مالي، مديران را در امر تصميمگيري در خصوص فعاليتهاي سازمانها ياري نماييم.
گام اول پروژه، يكپارچهسازي برنامههاي كاربردي هر سازمان (EAI)[9] تعيين گرديد. چون هماهنگ و همزمان (سنكرون) كردن دادهها در بين مجموعه سيستمهاي ناهمگن و نامتجانس هر سازمان چالش اصلي و پيوستة اكثر آنها بود. مجموعه سيستمهاي مالي شامل نرمافزارهاي اصلي زير و چند نرمافزار جانبي ديگر است:
· نرمافزار حسابداري جامع مالي: اين برنامه اساس و بنيان سيستم مديريت مالي يكپارچه را تشكيل داده و به نوعي سيستم اصلي سازمان نيز هست كه با نگهداري اسناد، كنترلهاي پايه و رديابي حسابها را امكانپذير ساخته و ابزاري براي تهيه گزارشهاي اصلي مالي است.
· نرمافزار حقوق و دستمزد: اين برنامه امكانات قابل توجهي جهت مديريت كاركنان و پرداخت به آنها فراهم ميكند. اين برنامه براي مديريت سوابق كاركنان مورد استفاده قرار ميگيرد و در تهيه بودجه پرسنلي بسيار كاربرد دارد.
· نرمافزار انبار، حسابداري انبار و فروش: كاركردهاي اصلي اين برنامه شامل ثبت و نگهداري درخواستهاي مواد و كالا، رسيد كالا، سفارشات خريد، ... و در كل مديريت موجوديهاست. اين برنامه بر روي چندين فرآيند مديريت مالي نظير كنترل حسابهاي دريافتني، داراييهاي ثابت، موجوديها، بودجه و غيره تأثير ميگذارد.
· نرمافزار اموال و داراييهاي ثابت: اين نرمافزار براي ثبت و نگهداري، مديريت و كنترل داراييهاي سازمان به كار ميرود. برنامه اموال با نرمافزار حسابداري، انبار و فروش، و بودجه در ارتباط است.
· نرمافزار بودجه: اين نرمافزار جهت مديريت و كنترل درآمدها و وصوليها از جمله كمكهاي شهرداري و دولت و نيز مديريت تخصيص اين منابع به طرحها و برنامههاي تعيينشده در بودجه به كار ميرود. اين سيستم براي مديريت اين امكان را فراهم ميكند تا بر هزينههاي پروژهها نظارت كرده و آنها را طبق زمانبندي و بودجه به پيش ببرند.
نمودار زمينه کار (بافت کار)[10]
نمودارهاي زمينه کار، به بررسي تعامل بين واحدهاي اصلي که از سيستم پيشنهادي استفاده کرده يا با آن ارتباط خواهند داشت، کمک ميکنند. در نتيجه، از آنها ميتوان براي تاييد اين که تمام دستاندرکاران پروژه و نيز جريانهاي اطلاعاتي مهم بين تمام واحدها شناسايي شدهاند، استفاده کرد. البته اين نمودارها توالي اين تعاملها و نيز فرآيندهاي عملياتي درون واحدها را تشريح نميکنند. تا اينجا، فقط خواستههاي سازمان، شناسايي ميشود و بنابراين نمودارهاي زمينه کار، سيستمهاي IT درگير در اين راهحل را مشخص نميكنند، چه رابطه بين واحدهاي سازمان دستي باشد، چه خودکار (شکل 1).
شكل 1. نمودار بافت كار سيستم مالي
سيستم حسابداري
اين سيستم از منابع فنآوري اطلاعات نوين همراه با روشها و كنترلهاي حسابداري سنتي استفاده ميكند تا اطلاعات مالي لازم براي مديريت سازمانها را فراهم نمايد. مدل پردازش اصلي در اين سيستم همان روش حسابداري دوبل است كه در قرن پانزدهم ميلادي معرفي گرديد.
در گذشته سناريوهاي (گزينه) متنوعي براي يكپارچگي شامل يكپارچگي ميان و درون سازماني ارائه شده است. اما روشي كه ما در پيش گرفتيم، روشي بود كه بتواند به سه خواسته مهم پاسخ دهد 1) استاندارد بودن و يكنواختي كدينگ حسابداري در بين سازمانها، 2) مشخص شدن هزينه تمامشده يك طرح، پروژه يا به عبارت كلي يك مركز هزينه و 3) ارائه گزارشهاي مديريتي. بنابراين پارامترهاي مورد نياز اوليه بسيار مشخص و روشن است كه عبارتند از كد حسابها، مراكز هزينه و واحدها و فعاليتهاي مربوطه. در نتيجه، كدينگ استاندارد حسابداري مبناي حركت قرار گرفته و سپس براساس آن گامهاي بعدي برداشته شد.
كدهاي حسابداري، نوع فعاليت و كنشي كه انجام ميگيرد را مشخص ميكنند نظير درآمد، هزينه، انتقالات، ديون، سرمايه و غيره. معمولاً كدهاي حسابداريِ داراي مشخصات مشابه در طبقه حسابها و گروه حسابها، دستهبندي ميشود. مديريت هزينه در سازمانهاي توليدي و خدماتي معمولاً برمبناي اهداف، بخشهاي اجرايي و فعاليتها صورت ميگيرد. به همين خاطر، حسابداران كدينگ حسابها را به صورتي تعريف ميكنند كه كليات فعاليتها و موضوعات فوقالذكر را در برگيرد. بنابراين، كدها صرف نظر از ساختار اداري و مديريتي، بر طبق ساختار سلسلهمراتبي برنامهها و زيربرنامهها براي ردهبندي فعاليتهاي اداري و عملياتي مورد استفاده قرار ميگيرند.
ولي در سيستم حسابداري ماتريسي با استفاده از توانمنديهاي نرمافزارهاي موجود و قابليت بانكهاي اطلاعاتي رابطهاي، بهاي تمامشده محصولات را براساس پارامترهاي تعريفي تعيين ميگردد. اين قابليت با ايجاد يك ماتريس (حداقل) سه بعدي و امكان محاسبه هزينهها با درجه آزادي سه فراهم ميشود (به شكل زير توجه نماييد).
شكل 2. ماتريس هزينهيابي (نمونه از سازمان فرهنگي-تفريحي شهرداري)
این وبلاگ با این هدف ایجاد شد تا آغازی باشد برای معرفی و در دسترس قرار دادن آثاری که میتوان خارج از چارچوبهای دست و پاگیر به دست مخاطب آن رسانید. ابتدا با به اشتراک گذاشتن آثار خود شروع کردم اگر شما هم یاری کنید وبلاگ به سایتی جامع تبدیل خواهد شد. اگر مطالب برایتان مفید بود خواهش میکنم با پرداخت هزینه ای اندک ما را در نشر آثار دیگر کمک کنید